Strumento di workflow che, operando in modalità web (Internet/Intranet), permette una gestione più efficace del flusso delle informazioni e delle comunicazioni tra la Direzione Risorse Umane e il resto dell'azienda, relativamente alla gestione delle note spese e delle trasferte.

HR Note Spese e Trasferte gestisce il flusso di richieste, autorizzazioni e documenti tra i dipendenti e i responsabili: differenti livelli di autorizzazione assicurano il controllo delle richieste e la pianificazione di anticipi, biglietti viaggio, prenotazione hotels, noleggio auto.

L'applicazione Gestione Note Spese e Trasferte permette al personale dell'azienda abilitato (dipendenti, dirigenti, collaboratori, consulenti, ecc.) di accedere dalla propria postazione di lavoro (fissa, da casa oppure dalla località di trasferta) al sistema centrale sul quale risiede il software; il tutto rapidamente, intuitivamente e in completa sicurezza attraverso un semplice collegamento ad Internet.

L'applicazione è stata progettata per essere utilizzata in maniera semplice ed intuitiva, inoltre è una soluzione altamente flessibile e, quindi, in grado di adeguarsi alle molteplici condizioni aziendali.

La soluzione consente di:

snellire le attività dell'Ufficio del Personale relative alla gestione di richieste ed autorizzazioni;

eliminare il supporto cartaceo;

conferire maggiore autonomia al personale abilitato ad inserire le proprie richieste grazie all'impiego di tecnologie web (dalla propria postazione di lavoro, oppure da un info-point pubblico);

migliorare i servizi al personale mediante la disponibilità online di informazioni che lo riguardano e sono di suo interesse;

fornire ai responsabili delle unità operative la verifica immediata sui processi/attività riguardanti la gestione di note spese e trasferte dei propri collaboratori;

velocizzare i tempi di fatturazione, trasmettendo all'applicativo gestionale i dati in tempo reale.

Modulo note spese
Il modulo consente al dipendente di inserire le spese effettivamente sostenute associandole in automatico alle corrette causali e predisponendo le informazioni ai fini contabili. In questo modo, la soluzione è in grado di garantire la corretta contabilizzazione delle indennità e dei rimborsi spese recependo la normativa del settore di appartenenza.

Modulo trasferte
La procedura mette in relazione il dipendente con le segreterie e gli uffici che sono legati all'evento di trasferta, con l'obiettivo di garantire la corretta contabilizzazione delle indennità e dei rimborsi spese relativi a tutto il personale. Il programma gestisce un flusso operativo che verifica le richieste e pianifica la preparazione delle dotazioni per la trasferta, come anticipi, biglietti viaggio, prenotazione hotel, disponibilità e noleggio auto, carte di credito e prepagati.

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