Fruibile da qualsiasi luogo con ogni tipo di connessione Internet/Intranet, HR Presenze consente di gestire in modo ottimale la rilevazione anche in aziende/enti con funzioni decentrate, quindi con più sedi, filiali, negozi, cantieri distribuiti sul territorio.
La soluzione, infatti, consente alle filiali di gestire via web la rilevazione presenze/assenze in completa autonomia, senza dover installare software presso le filiali stesse.

Specifici processi di workflow, automatizzano tutti i processi relativi all'ufficio amministrazione del personale: i documenti passano da un soggetto all'altro, all'interno di uno o più gruppi di lavoro definiti in base alle regole stabilite dall'azienda. Il workflow ha anche una funzionalità di collegamento tra il dipendente e l'ufficio del personale e funziona come un vero e proprio portale aziendale tramite il quale è possibile:

richiedere giustificativi (permessi, ritardi, ferie ecc.);

approvare gli straordinari;

comunicare le mancate timbrature (dimenticanza badge);

gestire le assenze non preventivate.

Ogni richiesta è un vero e proprio documento elettronico contenente anche le seguenti informazioni:

stato della richiesta;

data creazione;

approvatori previsti;

date singole approvazioni e approvatore di riferimento.

Tutte le funzioni operative sono guidate e controllate nel rispetto delle regole aziendali e contrattuali.
Le richieste, una volta redatte ed inviate per l'approvazione, risultano immodificabili a garanzia dell'integrità dei dati. Il validatore può solamente approvare o respingere in toto il documento. Ogni tipologia di richiesta può seguire un percorso di approvazione differente.

Apposite funzioni "informative" permettono a ciascun utente di visualizzare in base al profilo:

cartellino del mese in corso (provvisorio);

cartellini dei mesi precedenti (storico);

situazione aggiornata della quantità di ferie, permessi, e di qualsiasi elemento che si voglia conteggiare;

stato di approvazione delle proprie richieste.

L'approvatore, se abilitato, potrà visualizzare tali dati per i soggetti da lui coordinati. L'ufficio del personale avrà piena visibilità ed operatività su tutti gli utenti.

La soluzione consente di:

eliminare il materiale cartaceo e la sua gestione (logistica, posta interna, spedizioni, smarrimenti, ecc.);

ridurre le richieste di informazione rivolte all'ufficio del personale;

ridurre il carico di lavoro di tipo "ripetitivo" dell'ufficio del personale;

certificare i tempi delle varie fasi di approvazione;

supervisionare tutte le richieste attive e del loro stato di avanzamento;

archiviare tutte le richieste approvate oppure respinte (anti contestazione).

HR Presenze dispone di un apposito modulo per la gestione centri di costo e cantieri e, quindi, per:

realizzare un corretto controllo di gestione;

associare un'attività lavorativa al centro di costo/cantiere corretto;

abbinare automaticamente le ore lavorate al centro di costo/cantiere presente nell'anagrafica;

creare tutti i centri di costo/cantieri che si desidera;

effettuare controlli di quadratura tra quanto dichiarato e quanto rilevato dal calcolo della presenza;

verificare il numero totale di ore lavorate da ogni dipendente suddivise per centro di costo/cantiere;

sapere il numero totale di ore lavorate in ogni centro di costo/cantiere suddivise per dipendente;

controllare lo stato di avanzamento delle attività attribuendo al dipendente il campo relativo al tipo di attività lavorativa svolta.

Gestione presenze e assenze 3 web ha una struttura altamente flessibile in grado di soddisfare qualsiasi esigenza: infatti, tramite apposite tabelle è possibile personalizzare la configurazione del programma e gestire le formule di calcolo.

HR Presenze permette di redigere un "foglio presenze" automatico che crea, in base ad uno standard orario per dipendente, le ore teoriche lavorate per ogni singola giornata. L'operatore (che ipoteticamente potrebbe essere anche il dipendente stesso) può inserire facilmente le eventuali eccezioni che completano il mese (straordinari, assenze varie). Lavorando per "eccezione" si riducono notevolmente i tempi per la compilazione del foglio presenze e, di conseguenza, per le vidimazioni del mese e le rendicontazioni per le paghe.Se abbinata a workflow, la compilazione del foglio presenze per opera del dipendente può essere validata a livello mensile da un responsabile che approverà con una firma elettronica le operazioni effettuate.
La procedura permette inoltre di vincolare la stampa del vidimato e l'esportazione dei dati alle procedure paghe proprio all'esito positivo della validazione da parte del responsabile. La gestione tramite foglio presenze automatico si pone come alternativa alla normale gestione del sistema di presenze tramite badge e terminali di rilevazione.

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