HR Workflow è la soluzione che, operando in modalità web (Internet/Intranet), permette una gestione più efficace del flusso delle informazioni e delle comunicazioni tra la Direzione Risorse Umane e il resto dell'azienda, relativamente a inserimento giustificativi e piano ferie.

HR Workflow risponde ai bisogni di condivisione delle informazioni all'interno dell'azienda, permettendo un coinvolgimento più attivo e un colloquio efficace tra tutti coloro che sono implicati nella gestione delle risorse umane - ufficio del personale, responsabili, collaboratori - con garanzia di:

maggiore efficienza e coerenza dei processi aziendali;

garanzia di correttezza nell'accesso ai dati;

minori costi.

HR Workflow è un software semplice, intuitivo, altamente flessibile e, quindi, in grado di adeguarsi alle molteplici condizioni aziendali.

La soluzione consente di:

snellire le attività dell'Ufficio del Personale relative alla gestione di richieste ed autorizzazioni;

eliminare il supporto cartaceo;

conferire maggiore autonomia al personale che, abilitato ad inserire le proprie richieste (dalla propria postazione di lavoro, oppure da un info-point pubblico) è in grado di verificare il processo di approvazione delle proprie richieste;

migliorare i servizi al personale mediante la disponibilità online di informazioni che lo riguardano e sono di suo interesse;

fornire ai responsabili delle unità operative la verifica immediata su particolari processi/attività.

Oggi, grazie ad HR Totem Zucchetti, anche tutti i dipendenti che non dispongono di PC possono accedere alle funzioni di workflow per instaurare una comunicazione diretta con l'amministrazione del personale, per inserire i propri giustificativi relativamente alle presenze/assenze, ritardi, permessi, richieste di ferie ecc.

MODULO PRESENZE
Il programma permette ai dipendenti di trasmettere le richieste relative a mancate timbrature e giustificativi - quali ferie, permessi, ecc. - e di accedere al cartellino mensile, verificandolo e giustificando le eventuali anomalie. Le richieste (il cui stato può essere verificato in ogni momento dal dipendente) devono essere approvate o respinte da altri dipendenti dell'azienda che l'Ufficio Personale ha definito, in quanto responsabili, come approvatori di un determinato gruppo. La richiesta, una volta approvata, sarà trasmessa al programma di rilevazione presenze.
Pertanto, sono due le categorie di utenti che hanno accesso al programma:

il dipendente, che vede esclusivamente i dati che lo riguardano;

l'approvatore, che, oltre ai propri dati, vede anche quelli relativi ai collaboratori che sono assegnati al suo livello gerarchico.

Cartellino mensile
Permette di evidenziare, per la mensilità desiderata, il cartellino mensile, con l'indicazione delle timbrature, dei giustificativi presenti, delle eventuali anomalie e dell'orario teorico previsto. In caso di anomalie, viene creato il collegamento con la pagina di inserimento giustificativi per poter trasmettere la richiesta e rimuovere le anomalie. Il pulsante "visualizza contatori" permette di aprire un'altra pagina nella quale sono elencate le quantità di ore di cui si è usufruito per un determinato giustificativo.

Visualizzazione globale richieste
Consente di visualizzare nel dettaglio tutte le richieste relative a giustificativi e a mancate timbrature; l'approvatore può approvarle o respingerle, il dipendente può verificare lo stato di ogni singola richiesta (approvata, in attesa, respinta).
Sono previsti fino a 10 livelli di approvazione e per ciascun livello viene segnalato, con appositi simboli, se la richiesta è stata approvata o è in fase di approvazione, fino all'esito finale.

Mancate timbrature
Consente - sia al dipendente, sia all'approvatore per i dipendenti dei gruppi di cui si è approvatori - l'inserimento di timbrature non effettuate o risultate mancanti. Il dipendente può visualizzare le richieste con riferimento allo stato e al livello di gerarchia. L'approvatore approva o respinge le richieste indicando eventualmente la motivazione.

Giustificativi
Consente l'inserimento di giustificativi, quali ferie, malattia, straordinari, trasferte, permessi, dimenticanza badge, ecc., consentendo al dipendente di visualizzare le richieste con riferimento allo stato e al livello di gerarchia e all'approvatore di approvarle o respingerle indicando eventualmente la motivazione.

Elenco anomalie
Consente di visualizzare, sul calendario mensile, i giorni che presentano anomalia. Selezionando la giornata contrassegnata dall'anomalia si accede alla funzione di immissione giustificativi, che consente di inserire timbrature e giustificativi per rimuovere l'anomalia.

MODULO PIANO FERIE
Il workflow consente la redazione da parte del dipendente del proprio piano ferie e la conseguente autorizzazione da parte del responsabile approvatore.
Al programma hanno, dunque, accesso:

il dipendente, che vede i dati che lo riguardano e quelli del gruppo a cui appartiene, in modo da attuare una corretta pianificazione del piano ferie;

l'approvatore, che, oltre ad operare con le stesse modalità del dipendente, vede e approva/respinge le richieste di ferie del dipendente e del gruppo di cui è responsabile.

Il Piano Ferie è un evento collettivo, poiché il dipendente pianifica le ferie in base anche alle richieste e alle esigenze dei colleghi del gruppo di cui fa parte. Il responsabile, quindi, verifica e approva le richieste a livello singolo e a livello di gruppo/reparto.

In un periodo temporale definito dall'ufficio del personale, e sulla base di regole da esso comunicate, i dipendenti inseriscono le richieste di ferie. Per poter inserire correttamente le proprie richieste, i dipendenti possono visualizzare il piano ferie dei colleghi appartenenti allo stesso reparto. Sono previste, a tale proposito, delle forme di controllo attraverso messaggi di avviso (warning) nelle fasi di inserimento delle richieste, qualora queste non siano corrette. Le comunicazioni e richieste inserite sono registrate in un'apposita area, consultabile da parte del dipendente, dei suoi colleghi e del responsabile di reparto. Sarà, quindi, possibile al dipendente verificare, durante l'anno, le selezioni effettuate relativamente alle ferie e lo stato di approvazione delle richieste.

I responsabili di reparto possono visualizzare il Piano Ferie di tutti i dipendenti dei reparti di cui sono responsabili, per permettere l'avvio del flusso di approvazione.
Il programma prevede dei controlli in automatico (con sintesi giornaliere o mensili) che consentono al responsabile di verificare:

se c'è sovrapposizione nelle richieste da parte di almeno la metà dei dipendenti del reparto;

se alcuni dipendenti/collaboratori particolari (identificati mediante uno specifico codice anagrafico) hanno richieste sovrapposte.

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