Case history

Poltrona Frau

Con HR Zucchetti,
la gestione del Personale
ha stile e un design unico




Profilo cliente

Il Gruppo Poltrona Frau opera nel segmento dell'arredamento di alta gamma ed è presente sul mercato internazionale con tre Brand di rilievo: Poltrona Frau (che ha più di 100 anni di storia), Cassina e Cappellini.

Da metà novembre 2006 la capogruppo Poltrona Frau S.p.A. è quotata sul Mercato Telematico Azionario di Borsa Italiana, segmento STAR.

Tre le linee di Business: Residenziale, Contract (grandi realizzazioni come auditori e teatri) e Interiors in motion (interni di auto, treni, ecc.).

L'esperienza radicata negli anni e la costante spinta innovativa fanno di Sabicom, partner Zucchetti dal 1999, una realtà in grado di fornire soluzioni informatiche gestionali plasmate su le specifiche esigenze di ogni singola azienda o professionista.

Sabicom propone inoltre un insieme di servizi di assistenza, consulenza e formazione estremamente articolato e completo, che la pongono ai vertici del mercato per le proprie aree di competenza, non solo in virtù della fortunata partnership con Zucchetti ma grazie anche alla propria capacità di generare valore aggiunto, necessario per essere competitivi in un mercato in continua evoluzione.

Via XX Settembre 34 - Palazzina B5 - Interno 142
c/o Tecnocity - 20025 Legnano (MI)
Tel. +39 0331 42 88 11 - Fax +39 0331 42 88 12
Email: info@sabicom.com - www.sabicom.com
Il Gruppo Poltrona Frau aveva la necessità di semplificare e standardizzare a livello di Gruppo i processi di amministrazione e gestione del personale per renderli più efficienti e meno onerosi.

Era quindi alla ricerca di soluzioni per la rilevazione delle presenze e l'elaborazione delle paghe che evitassero perdite di tempo e azzerassero i rischi di errori derivanti da imputazioni manuali dei dati.

Un'altra necessità era quella di supportare le attività della Direzione sia tramite l'analisi dei dati relativi a tassi turnover, retribuzioni, assenteismo, ecc. sia attraverso la definizione del budget dedicato alle risorse umane.

Infine, il Management voleva ottimizzare la comunicazione con i dipendenti e razionalizzare e governare il complesso flusso di richieste e autorizzazioni relative a giustificativi di assenza, ferie, note spese e trasferte che, a partire dal dipendente, coinvolgono i vari attori aziendali (Responsabili, Direzione e Ufficio Amministrazione del Personale).
Il progetto sviluppato per il Gruppo Poltrona Frau da parte di Sabicom, partner Zucchetti, poggia su HR Zucchetti, la suite per la gestione completa di tutti gli aspetti relativi alle risorse umane, composta da soluzioni sviluppate in tecnologia web che condividono una base dati anagrafica unica.

Per soddisfare le esigenze amministrative, sono stati installati gli applicativi di gestione presenze e di elaborazione paghe, che essendo collegati fra loro consentono la trasmissione diretta dei dati di presenza eliminando i rischi connessi al passaggio manuale.

Successivamente, si è introdotto il software di gestione del budget del personale che consente alla Direzione di svolgere sofisticate analisi di budgeting e monitoring delle diverse componenti di costo del lavoro (nuovi progetti, aumento ordinativi, inserimento di nuovi addetti, ecc.).

Inoltre, grazie al software InfoBusiness l'Ufficio del Personale può creare report di Business Intelligence per analizzare l'efficienza di gestione e monitorare i principali fenomeni relativi al personale (tassi di assenteismo, incidenza straordinari, mobilità interna, malattie, ecc.).

Il progetto si è quindi arricchito con lo sviluppo della parte di collaborazione e comunicazione fra dipendenti e Ufficio del Personale. Infatti, HR Portal permette al Gruppo Poltrona Frau di pubblicare on line tutti i servizi, le informazioni, gli employee self services per i collaboratori.

L'HR Portal diviene l'unico punto di accesso via web sul quale tutti i servizi e le informazioni come cedolino, cartellino, comunicazioni aziendali e personali sono pubblicati e facilmente accessibili dai dipendenti via web 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 365 giorni all'anno.

Il modulo Workflow Presenze consente ai dipendenti di accedere al proprio cartellino mensile, verificare le anomalie e inserire direttamente i propri giustificativi (ferie, permessi, malattia, ecc.) che saranno poi approvati dal proprio responsabile e passeranno nella procedura paghe senza la necessità di ulteriori comunicazioni o interventi manuali.

Il modulo Workflow Piano Ferie automatizza le richieste delle ferie: il dipendente visualizza le ferie già pianificate dal proprio gruppo di lavoro e inserisce le proprie richieste che vengono verificate e approvate dai responsabili.

A completamento del progetto, il Gruppo Poltrona Frau ha adottato anche la soluzione ZTravel, grazie alla quale ha potuto ottimizzare la gestione dei rimborsi spese relativi alle trasferte del personale. Essendo una procedura web based, il suo utilizzo ha consentito di eliminare il ricorso a moduli cartacei e all’inserimento manuale delle spese di trasferta nel software paghe in uso.

I dipendenti del Gruppo possono così richiedere anticipi in fase pre-travel, compilare le note spese anche durante la trasferta grazie ai dispositivi mobile a cui è connesso il software e, in fase post-travel, compilare in autonomia la nota spese che può essere autorizzata in pochi istanti dal responsabile. 
Risponde l'Ing. Roberto BOSELLI - CIO: 

A partire dal 2008 abbiamo intrapreso un percorso per armonizzare e semplificare le piattaforme ed i sistemi gestionali impiegati nelle diverse Aziende del Gruppo. Tra i processi coinvolti vi erano quelli HR.

Oggi possiamo dire che abbiamo un solo sistema di gestione delle presenze e di amministrazione del personale con significativo risparmio in termini di gestione dei processi e manutenzione dei sistemi.

Grazie agli strumenti di analisi è inoltre possibile presentare rapidamente dati che vanno dall'aggregato di Gruppo all'esploso per singolo CdC presso la singola Azienda.

Altro importante progetto è stato quello di portare all'interno della piattaforma HR la gestione delle anomalie, con significativo risparmio in termini di tempo.

La pubblicazione dei documenti legati al dipendente (cedolino, CUD,ecc.) ci porterà ad eliminare la stampa e la distribuzione di tali documenti.