Case history

Italian Hospital Group




Profilo cliente

La Italian Hospital Group S.p.A. è nata nel 2001 per implementare ed ampliare l'offerta dei servizi socio-sanitari di diverse strutture presenti sul territorio.

Di notevole rilevanza al livello nazionale sono il Centro specialistico dedicato alla Malattia di Alzheimer, il più grande del Lazio, e il Centro per i Disturbi del Comportamento Alimentare che, nel loro genere, rappresentano due forme di eccellenza sanitaria e motivo di orgoglio per la Società.

Inoltre, dislocate sul territorio ed inserite in normale contesto urbano, sono attive strutture residenziali socio/terapeutico riabilitative dedicate ad utenti con problemi di pertinenza psichiatrica.

Complessivamente l'azienda, dotata di certificazione ISO 9001 per la qualità dei processi, è presente nel Lazio con 16 strutture e gestisce 546 posti letto come RSA e 10 posti letti e 40 domiciliari come hospice. 

Partner:

TeraSoft, Agenzia Zucchetti, è un azienda specializzata nell'offerta di soluzioni informatiche integrate per Aziende, Professionisti, Istituti di Credito e Pubblica Amministrazione.

La decennale esperienza pone TeraSoft all'avanguardia e le consente di comprendere ed anticipare le esigenze del mercato.

Grazie all'ampia offerta degli applicativi Zucchetti, TeraSoft è in grado di proporre soluzioni informatiche che aiutano le Aziende e i Professionisti a migliorare i processi gestionali e l'organizzazione interna. Tali soluzioni, configurate sulla base delle reali esigenze del cliente, progettate per un utilizzo efficace che assicuri valore nel tempo, sono studiate per integrare sistemi informativi esistenti, avvalendosi di tecnologie software e hardware all'avanguardia, consulenza e servizi professionali.

I plus offerti da TeraSoft sono il servizio e l'assistenza che, grazie a qualificati collaboratori, permettono di accompagnare il cliente in ogni momento, garantendo tempi di risposta sicuri e puntuali.

TeraSoft vanta oltre 500 clienti con circa 800 installazioni attive ed un team di 20 persone.

Via Carmelo Maestrini 261/263 - 00128 Roma
Tel.: +39 06 5404386 - email: commerciale@terasoft.it
www.terasoft.it
La gestione di Italian Hospital Group rifletteva la storia della struttura e cioè tante soluzioni eterogenee, non integrate tra loro, che producevano output ridondanti, non sempre coerenti tra loro, e dati statistici e rendicontazioni non affidabili.

La gestione delle risorse umane era affidata in gran parte agli interventi manuali degli operatori, con conseguente possibilità di errore e dispendio di tempo, in particolare per la pianificazione e la gestione dei turni, con successiva verifica delle effettive presenze per l'elaborazione delle buste paga.

Inoltre, essendo le varie sedi operative distanti sul territorio, di norma le comunicazioni ufficiali venivano effettuate tramite mail e diffuse all'interno a voce o tramite stampe cartacee, senza possibilità, da parte della sede centrale, di verificare che la versione conosciuta fosse effettivamente la più recente.

Dopo anni di consuetudini comode ma sostanzialmente scorrette, basate su prodotti obsoleti e con una configurazione client server, il management ha optato per una riorganizzazione epocale, che coinvolgesse tutto il gruppo e, quindi, le varie unità annesse negli anni e dotate di una propria autonomia organizzativa.
Terasoft, analizzando le esigenze di Italian Hospital Group, ha elaborato un modello di gestione che prevede l'introduzione di processi organizzativi, finalizzato ad automatizzare ed ottimizzare il flusso delle informazioni, grazie alla flessibilità e alla tecnologia web della Suite HR Infinity Zucchetti.

Presenze e Turni
Oggi, al momento dell'introduzione in azienda di una nuova risorsa, l'ufficio del personale inserisce l'anagrafica nella soluzione di Rilevazione Presenze e, grazie alla base dati unica, tutti gli altri reparti hanno visibilità dei dati inseriti e possono integrare quelli di loro competenza, in modo da avere informazioni sempre aggiornate e coerenti.
La Direzione Sanitaria e ogni Capo Sala hanno completa autonomia nella pianificazione dei turni degli operatori sanitari e, in tempo reale, possono verificare la copertura del turno e avviare opportune azioni correttive, in caso di eventuali scostamenti tra le presenze pianificate e quelle effettive.
Allo stesso tempo, gli operatori sanitari possono richiedere al loro responsabile variazioni alla pianificazione, ma anche permessi, periodi feriali e straordinari - sempre aggiornati in base a quanto effettivamente maturato grazie al modulo delle Spettanze - attraverso l’HR Portal e strumenti di Workflow, in funzione di quanto definito nell'Organigramma aziendale.
Infine la Direzione del personale, grazie all'integrazione della soluzione con i sistemi di Rilevazione delle Presenze, può verificare l'effettiva attività svolta, rispetto agli orari pianificati, ed inviare al consulente del lavoro, senza necessità di interventi manuali, un file contenente dati univoci e corretti, anziché fax o file excel.
Il flusso così organizzato consente di contenere i costi del personale già al momento della pianificazione impiegando solo gli operatori sanitari effettivamente necessari per orario di lavoro, e garantisce precisione e puntualità nella totalizzazione del mese e, di conseguenza, nella lavorazione dei dati necessari per l'elaborazione degli stipendi.

Sicurezza sui luoghi di lavoro
Grazie a Safety Solution, integrata con le altre soluzione della suite HR Infinity Zucchetti, l'ufficio sicurezza, al momento dell'assunzione di una nuova risorsa, pianifica le visite mediche obbligatorie e assegna i dispositivi di prevenzione individuale (dpi) e, successivamente, gestisce le visite periodiche e i controlli dei dispositivi assegnati.
Su un cruscotto di controllo sono evidenziate le scadenze di adempimenti obbligatori (relativamente alla formazione e alle visite mediche), addestramenti specifici, eventuali anomalie di mancata assegnazione della mansione, del ruolo o del dpi e, ancora, eventuali visite specialistiche da effettuare (analisi del sangue, alcool test, ecc.).

Comunicazioni aziendali chiare e condivise
Con il prodotto HR Tool Platform le varie bacheche aziendali sono state dismesse e unificate online, in modo da gestire una sola volta le comunicazioni ufficiali, anche in caso di revisione di documenti, raggiungendo tutte le sedi operative con un semplice click.
In questo modo la gestione è tracciata e le informazioni sono chiare e fruibili da tutto il personale in ogni momento, grazie alle postazioni PC messe a disposizione dalle strutture.

Dati coerenti e di facile lettura
In qualsiasi momento la Direzione del personale ha la possibilità di analizzare ogni tipo di dato presente nella suite HR attraverso la Business Intelligence Zucchetti: con Infovision e gli HR Analytics, cruscotti definiti di analisi dinamica del dato HR, è possibile mettere a confronto periodicamente le informazioni fornendo al management aziendale informazioni chiare e precise, rappresentandole anche graficamente.

Applicativi sempre aggiornati
Per avere la garanzia di applicativi sempre aggiornati, affidabili e performanti, Italian Hospital Group Spa ha scelto di affidare la manutenzione IT delle soluzioni Zucchetti ad OS Project, azienda del gruppo Terasoft, che con interventi periodici presso il cliente o da remoto gestisce Sistemi Operativi, DataBase e applicativi Zucchetti.
Risponde il Dott. Daniele Isabella - Direttore commerciale e responsabile della qualità

L'implementazione del programma Zucchetti ha risposto alle complessità del nostro contesto, settore molto particolare per la natura della turnazione del personale sanitario.

Dopo tanti anni di frammentazione, siamo finalmente riusciti a raggiungere una omogeneità nella gestione a cui ambivamo da tempo.

Inoltre, grazie alla flessibilità delle soluzioni Zucchetti, non è stato necessario cambiare i terminali già in nostro possesso e questo ci ha consentito di investire maggiormente nella formazione del nostro personale.

Grazie alle soluzioni Zucchetti e al supporto dell'Agenzia Terasoft, possiamo affrontare serenamente le continue evoluzioni che coinvolgono il nostro settore.