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trasferte e note spese

Funzionalità

Gestisci in modo completo tutti gli aspetti del Business Travel Management

Grazie all'approccio "tailor made" è possibile personalizzare l'intero processo di gestione delle trasferte: dalla fase di approvazione e organizzazione della trasferta, ai servizi per i trasfertisti in viaggio, dalla gestione amministrativa e delle spese, fino all'analisi dei costi.

Trasferte: un gioco di squadra

Organizzi le trasferte in modo completo, dal dipendente a tutti i soggetti coinvolti

Gestione servizi viaggio tramite agenzia e/o uffici viaggi (prenotazioni e biglietti, transfer, visto, ecc.)

Integrazione con self-booking tool per l’acquisto diretto dei titoli di viaggio nel rispetto della travel policy

Richiesta e gestione anticipi per cassa, bonifici o ricariche di carte prepagate

Con ZTravel gestisci il Travel Risk e viaggi sicuro!

Gestisci in modo efficiente tutte le attività di pianificazione e svolgimento della trasferta per implementare una politica sui rischi di viaggio che garantisca sicurezza e protezione dei viaggiatori e salvaguardi l’azienda da rischi legali e finanziari.

Pianifica in modo sicuro le trasferte

Pianifica le trasferte nel rispetto degli aspetti legislativi vigenti e della politica aziendale sui rischi di viaggio: valutazione dei rischi delle destinazioni, idoneità dei collaboratori (documenti, vaccinazioni ecc.), formazione pre-travel, norme comportamenti ecc.

Segnala le trasferte estere alla Farnesina

Segnala automaticamente la presenza e gli spostamenti dei trasfertisti sul sito dovesiamonelmondo.it dell’Unità di Crisi della Farnesina: elimini i passaggi manuali e semplifichi le operazioni di assistenza in caso di necessità.

Verifica i rischi dei Paesi di destinazione

Classifica le trasferte estere in base al grado di rischio con iter approvativi specifici e informa i tuoi dipendenti sulle norme comportamentali per viaggiare in sicurezza.

Con il supporto di aziende specializzate

ZTravel è integrato con i servizi di Sicuritalia per fornire informazioni verificate sulle destinazioni, supportare i trasfertisti in caso di eventi estremi (rimpatri, cancellazione del volo ecc.) e gestire i rapporti con le autorità locali.

gestione note spese

Note spese

Ottimizza il processo di ricezione, approvazione e liquidazione delle spese sostenute durante eventi di trasferta.

compilazione semplificata della nota spese;

invio e approvazione delle spese di trasferta secondo la Travel Policy aziendale;

predisposizione distinta rimborsi;

liquidazione automatica dei rimborsi nel cedolino del dipendente o tramite bonifico;

generazione documenti riepilogativi ai fini del recupero IVA.

app mobile

Per registrare le note spese? Basta una foto!

Grazie alla funzione OCR per il riconoscimento ottico dei caratteri dell'app ZTravel, per inserire una nuova spesa basta scattare una foto alla ricevuta: l’intelligenza artificiale riconosce e compila in automatico tutte le informazioni (data, importo, fornitore, ecc.) associandole alle relative voci di spesa.

E puoi finalmente dire addio alla carta: i giustificativi vengono dematerializzati e conservati secondo la normativa per un processo 100% digitale! Non ci credi?

Guarda il video
Vantaggi

Una soluzione con un'interfaccia user-friendly, studiata e disegnata per tutte le esigenze gestionali delle imprese.

Conservazione digitale delle note spese 

Conserva in modo digitale i giustificativi cartacei per garantire un processo sicuro e completamente paperless delle note spese: così riduci l'uso della carta e supporti la sostenibilità ambientale.

Flessibilità e controllo dei pagamenti elettronici

Registra e gestisci in automatico i flussi di pagamento da carta di credito, Telepass, fuel card, da agenzie e fornitori: così non richiedi anticipi ai trasfertisti e monitori i costi in modo veloce grazie a un estratto conto unico.

Fornitori occasionali? Richiedi la fatturazione elettronica

Riconcilia in modo automatico i flussi di fatturazione elettronica per le spese di trasferta e associa correttamente la fattura al dipendente. E puoi anche recuperare l’IVA delle spese di viaggio effettuate all’estero!

conservazione digitale note spese

Conservazione giustificativi digitale e completamente paperless! 

Conserva in modo digitale le copie dei giustificativi cartacei per garantire un processo sicuro, green e completamente paperless delle note spese.

catalogazione e accesso facilitati con classi documentali uniformi  e strumenti di ricerca

maggiore sicurezza sia fisica che in termini di privacy

sostenibilità ambientale e riduzione della carta

Prova la demo

Outsourcing Controllo Note Spese

Risparmia tempo e migliora la qualità con il Servizio di Controllo Note Spese!

Aumenta l'efficienza, riduci gli errori e le attività a basso valore aggiunto. Con il servizio di outsourcing per il controllo delle note spese, unisci i vantaggi del software ZTravel alle competenze di Zucchetti e dei suoi Service Partner specializzati. 


Verifica i giustificativi di spesa e le note spese precompilate
Tempestività della registrazione delle note spese in contabilità
Gestione semplificata di anomalie su autorizzazioni e pagamenti con controllo della Travel Policy


Scopri di più

PAGAMENTI ELETTRONICI

Flessibilità e controllo dei pagamenti 

Registra e gestisci automaticamente i flussi di pagamento da carta di credito, Telepass, fuel card, estratti conto di agenzia e fornitori.

Imposti limiti e budget su ogni carta 

Nessun anticipo da parte del trasfertista

Monitoraggio continuo dei costi

Estratto conto unico di tutte le spese 

FATTURAZIONE ELETTRONICA

Fornitori occasionali? Richiedi le e-fatture

Riconciliazione automatica dei flussi di fatturazione elettronica per le spese di trasferta per un controllo puntuale dei costi e la corretta associazione tra spesa, dipendente e fattura elettronica. 


E puoi anche recuperare l’IVA delle spese di viaggio effettuate all’estero!