Gestione e prenotazione degli asset

ZAsset Booker, la soluzione per la gestione e prenotazione delle risorse aziendali

Un nuovo modo di gestire gli asset aziendali, che risponde alla necessità di applicare modelli organizzativi e tecnologici più dinamici e flessibili.

È ZAsset Booker, la soluzione che supporta le aziende nell’organizzazione e nella condivisione di asset, spazi e servizi semplificandone i processi di prenotazione, assegnazione e monitoraggio. Con ZAsset Booker, l’utente può prenotare qualsiasi risorsa aziendale legata alla User Journey:

  • Parcheggio (prenotazione di posto auto/moto, colonnina elettrica, bicicletta, monopattino, ecc.);
  • Lavoro in smart office e coworking (prenotazione di scrivanie, sale, aule, smart locker, supporti e attrezzature, dispositivi aziendali ecc.);
  • Tempo libero tramite la fruizione dei servizi wellness aziendali (prenotazione del corso in palestra, di formazione o del piano di welfare aziendale ecc.);
  • Organizzazione di eventi (sale, aule e auditorium) con prenotazione di servizi annessi (catering, supporti e attrezzature, ecc.);
  • Area ristoro e servizi di food and beverage (accesso o posto nel ristorante aziendale, ritiro pasto da smart locker, servizio catering, ecc.).

 

Una nuova alleanza tra Facility manager, HR e IT manager a cui vengono forniti tutti gli strumenti necessari per:

  • applicare la space strategy e farla evolvere nel tempo grazie a funzionalità pensate appositamente per raggiungere gli obiettivi strategici del business e dell’organizzazione (finanziari e ambientali);
  • accogliere i principi dello smart working e del lavoro ibrido, un cambiamento che va letto anche in chiave culturale e che ha l’obiettivo di assicurare a ciascun lavoratore un ambiente più funzionale alle attività da svolgere, maggiormente collaborativo e produttivo;
  • mettere al centro l’user experience, in questo la tecnologia è il fattore abilitante perché supporta le organizzazioni nel ridisegnare processi, strumenti e comportamenti per ambienti di lavoro flessibili, agili e più inclusivi

ZAsset Booker è una soluzione completa con un'interfaccia grafica intuitiva, una struttura applicativa flessibile e con menù, viste e stampe diversificate per utente (sia per dipendenti che per visitatori).

Ma i vantaggi non finiscono qui:

  • Query e analisi – il software dispone di report e indicatori per monitorare le performance e avviare processi decisionali più veloci
  • Web e mobile – la soluzione è completamente web based, ma è anche disponibile sui dispositivi mobile, con app che permettono le prenotazioni e il check-in/check-out
  • Integrazioni – la soluzione si integra funzionalmente con i software, gli hardware e i sistemi Zucchetti HR, di controllo accessi e di Asset Management
  • Smart Working – la soluzione è ideale per le realtà che operano in co-working e per le aziende che gestiscono il personale e gli asset in logica smart working
  • Sicurezza – ZAsset Booker consente di verificare i presenti sul luogo di lavoro, in qualsiasi momento della giornata

Come funziona?



DEFINISCI E ASSEGNA ASSET, SERVIZI E SPAZI
Definisci i diversi tipi di asset, servizi e spazi lavorativi all’interno dell’azienda, abbinali a specifici gruppi di utenti abilitati alla prenotazione e assegnali in base al tipo di attività.

GESTISCI LE PRENOTAZIONI DA UN’UNICA PIATTAFORMA
In ogni momento e ovunque tu sia, da desktop o da app mobile, puoi inserire e gestire le prenotazioni sia come end user in modalità self-service, sia come utente supervisore di un determinato processo. Le prenotazioni vengono confermate tramite apposite funzioni di check-in e check-out.

ANALIZZA E MONITORA I DATI
KPI, grafici, pivot, mappe geografiche filtrabili per periodo, sedi, con possibilità di effettuare focus più approfonditi per aree/piani, funzioni aziendali, tipologie di asset.
Questi strumenti consentono di generare output di analisi a più livelli:

  • la disponibilità e le capienze consentite (risorse disponibili);
  • i livelli di occupazione e saturazione degli spazi (prenotazioni);
  • i livelli di effettivo utilizzo degli spazi (conferme tramite check-in e check-out);
  • incidenza dei “no show” (mancati check-in e check-out sulle prenotazioni effettuate);
  • incidenza delle disdette; un'analisi dei livelli di picco sulla previsione di utilizzo e sull’utilizzo effettivo;
  • le inefficienze e le risorse mai o meno utilizzate;
  • il trend di occupazione ed utilizzo per giorno della settimana, confronto tra settimane, mesi, ecc.

Lo Smart Office con ZAsset Booker


Con ZAsset Booker puoi trasformare un ufficio in un vero e proprio Smart Office, un luogo di lavoro in cui software e hardware sono combinati per rendere il lavoro più facile ed efficiente, e dove i dati vengono utilizzati per gestire al meglio l'ambiente di lavoro.


Prenota il tuo spazio meeting con la massima semplicità

ZAsset Booker è integrato con il Room Display, il dispositivo touch screen installato all’ingresso di sale meeting e aule che ne consente una gestione ottimizzata e interattiva. Tramite il Room Display, infatti, l’utente può verificare la disponibilità della sala/aula, prenotarla tramite QR Code o con la funzionalità di instant booking, consultarne le caratteristiche e visualizzare l’agenda del giorno per consultare le informazioni sui meeting pianificati.


Check-in o instant booking direttamente dalla postazione

Con ZAsset Booker puoi effettuare il check-in o l’instant booking delle postazioni di lavoro tramite il tuo smartphone – inquadrando il QR Code, avvicinandolo al tag NFC oppure tramite le antenne BLE – o con il Desk Panel - il dispositivo installato su ogni postazione che, grazie ai suoi LED, segnala a colpo d’occhio se la postazione è libera, in attesa di check-in oppure occupata.


Prenota gli Smart Lockers dal tuo smartphone

Pratici, modulari e prenotabili sia dall’App che dal software, gli Smart Lockers sono armadietti intelligenti integrati nativamente con ZAsset Booker pensati per ogni esigenza:

  • Deposito beni personali
  • Ritiro e consegna pacchi
  • Distribuzione chiavi, caschi e DPI
  • Ricarica dispositivi
  • Refrigerazione/freezer 

Map Manager: gestire gli asset non è mai stato così semplice!

"Map Manager" mette a disposizione dell'amministratore un modo più intelligente di gestire le planimetrie e gli asset associati, automatizzando l’intero processo di definizione delle risorse aziendali e il caricamento dei layout planimetrici.

Ecco come funziona: l’amministratore realizza le planimetrie sul proprio sistema aziendale nel rispetto di alcuni standard richiesti per una corretta sincronizzazione, le esporta in formato DXF e, tramite apposita funzione applicativa, carica il file a sistema. In questo modo ZAsset Booker recepisce automaticamente nuovi inserimenti, variazioni o cancellazioni da effettuare, nel dettaglio:

  • Definisce nuove sedi
  • Crea, modifica, elimina le aree e i piani delle sedi
  • Crea, modifica, elimina gli asset associati alle aree/piani delle sedi
  • Converte il file dal formato DXF al formato SVG, depositandolo all’interno del folder documentale (DMS) e abbinandolo all’area/piano di competenza
  • Registra le coordinate di ciascun asset consentendo il posizionamento automatico delle icone all’interno della planimetria


All’amministratore non rimarrà altro che associare le opportune visibilità per abilitare gli utenti alla prenotazione.



E non finisce qua!


ZAsset Booker è integrato anche con i seguenti software Zucchetti:

  • le soluzioni Zucchetti di Controllo Accessi e Safety: il dipendente accede all'edificio e alle aree aziendali in base alla prenotazione effettuata, al fine di garantire maggiore sicurezza di persone e beni. Inoltre, una volta effettuato l'accesso dai tornelli, tramite la lettura badge o timbrando la presenza dal terminale si può avviare il check-in automatico dell'asset prenotato.
  • le soluzioni HR Zucchetti per la gestione del personale: grazie all‘anagrafica unica qualsiasi evento legato al collaboratore (assenze, trasferte, corsi ecc.) contribuisce a modificare automaticamente lo stato di ogni prenotazione
  • le soluzioni Zucchetti per l’Asset Management: il facility manager ha a disposizione una suite completa per la gestione del building e degli spazi, in termini di prenotazione degli spazi stessi, del controllo della salubrità dell’aria, della gestione energetica e manutentiva degli impianti, macchinari, attrezzature in essi presenti

Il nuovo modo di vivere l’ambiente di lavoro impone, anche per esigenze di salute e sicurezza, una nuova abitudine: l'abbandono della postazione fissa e la condivisione degli spazi lavorativi e delle risorse aziendali. 

In quest’ottica nasce l'App ZAsset Booker, estensione mobile della soluzione ZAsset Booker. L'app permette ai collaboratori di prenotare in piena autonomia ogni tipo di risorsa aziendali, condividendo così l’ambiente di lavoro in modo sicuro, dinamico e collaborativo.

Scaricala su smartphone per:

  • gestire le prenotazioni di sale riunioni, postazioni lavoro, posti auto e altre risorse aziendali
  • prenotare servizi e strumenti di supporto (proiettori, lavagne, catering e altri servizi utili)
  • confermare l’occupazione della risorsa prenotata attraverso il check-in e check-out.

Con l’app l’utente potrà prenotare in 3 passaggi (Ricerca – Selezione – Carrello) oppure direttamente dalla lista dei preferiti tutti gli spazi e le risorse aziendali utili alla giornata lavorativa e confermarne l’utilizzo attraverso il check-in/out (tramite l’app, badge, scansionando un QR Code o TAG NFC o automaticamente grazie a sensori IoT).

NOVITÁ! CON L'ASSISTENTE VIRTUALE ZED PER PRENOTARE...BASTA LA VOCE!
Nuova funzione di assistente vocale nell'App ZAsset Booker per prenotare scrivanie, sale, parcheggi e risorse aziendali in modo sicuro, dinamico e collaborativo.

Tutte le prenotazioni, sia quelle in corso che quelle future, sono riepilogate nella dashboard dell’app; per ogni risorsa prenotata, è possibile consultare informazioni descrittive e visualizzare la relativa localizzazione sulla planimetria aziendale.