Gestione spazi lavorativi
ZWorkspace, la soluzione per la gestione e prenotazione di spazi e postazioni di lavoro
Un nuovo modo di gestire gli spazi e gli asset aziendali, che risponde alla necessità di applicare modelli organizzativi e tecnologici più dinamici e flessibili orientati ad ottimizzare la gestione di persone e ambienti di lavoro.
È ZWorkspace, la soluzione che supporta le aziende nell’organizzazione degli spazi di lavoro e nella condivisione degli asset aziendali (postazioni di lavoro, sale riunioni e aule, parcheggi, ecc.) semplificandone i processi di prenotazione, assegnazione e monitoraggio.
Una nuova alleanza tra Facility manager, HR e IT manager a cui vengono forniti tutti gli strumenti necessari per:
- applicare la space strategy e farla evolvere nel tempo grazie a funzionalità pensate appositamente per raggiungere gli obiettivi strategici del business e dell’organizzazione (finanziari e ambientali);
- accogliere i principi dello smart working e del lavoro ibrido, un cambiamento che va letto anche in chiave culturale e che ha l’obiettivo di assicurare a ciascun lavoratore un ambiente più funzionale alle attività da svolgere, maggiormente collaborativo e produttivo;
- mettere al centro l’employee experience, in questo la tecnologia è il fattore abilitante perché supporta le organizzazioni nel ridisegnare processi, strumenti e comportamenti per ambienti di lavoro flessibili, agili e più inclusivi
ZWorkspace è una soluzione completa con un'interfaccia grafica intuitiva, una struttura applicativa flessibile e con menù, viste e stampe diversificate per utente (sia per dipendenti che per visitatori).
Ma i vantaggi non finiscono qui:
- Query e analisi – il software dispone di report e indicatori per monitorare le performance e avviare processi decisionali più veloci
- Web e mobile – la soluzione è completamente web based, ma è anche disponibile sui dispositivi mobile, con app che permettono le prenotazioni e il check-in/check out
- Integrazioni – la soluzione si integra funzionalmente con i software e i sistemi Zucchetti HR, di controllo accessi e di Asset Management
- Smart Working – la soluzione è ideale per le realtà che operano in co-working e per le aziende che gestiscono il personale e gli spazi in logica smart working
- Sicurezza - ZWorkspace consente di verificare i presenti sul luogo di lavoro, in qualsiasi momento della giornata
DEFINIZIONE E ASSEGNAZIONE DEGLI SPAZI
Puoi definire i differenti tipi di asset e spazi lavorativi (censimento e definizione costi) all’interno dell’azienda, abbinandoli a specifici gruppi di utenti abilitati alla prenotazione e assegnandoli in base a tipologie di attività.
GESTIONE DELLE PRENOTAZIONI
In ogni momento e ovunque tu sia, da desktop o da app mobile, puoi gestire le prenotazioni delle sale, dei desk, ecc, sia come utente supervisore, sia in modalità self service, se sei un collaboratore. È possibile anche la prenotazione dei servizi annessi e degli strumenti a supporto (catering, lavagne, proiettori, ecc.). Le prenotazioni sono visualizzabili e gestibili con funzioni di check-in e check-out.
ANALISI E MONITORAGGIO
KPI, grafici, pivot, mappe geografiche filtrabili per periodo, sedi, con possibilità di effettuare focus più approfonditi per aree/piani, funzioni aziendali, tipologie di asset.
Questi strumenti consentono di generare output di analisi a più livelli:
- la disponibilità e le capienze consentite (risorse disponibili);
- i livelli di occupazione e saturazione degli spazi (prenotazioni);
- i livelli di effettivo utilizzo degli spazi (conferme tramite check-in e check-out);
- incidenza dei “no show” (mancati check-in e check-out sulle prenotazioni effettuate);
- incidenza delle disdette; un'analisi dei livelli di picco sulla previsione di utilizzo e sull’utilizzo effettivo;
- le inefficienze e le risorse mai o meno utilizzate;
- il trend di occupazione ed utilizzo per giorno della settimana, confronto tra settimane, mesi, ecc.
Verso lo Smart Office con ZWorkspace
Con ZWorkspace puoi trasformare il tuo ufficio in un vero e proprio Smart Office, un luogo di lavoro in cui software e hardware sono combinati per rendere il lavoro più facile ed efficiente, e dove i dati vengono utilizzati per gestire al meglio l'ambiente di lavoro.
Prenota il tuo spazio meeting con la massima semplicità
ZWorkspace è integrato con il Room Display, il dispositivo touch screen installato all’ingresso di sale meeting e aule che ne consente una gestione ottimizzata e interattiva. Tramite il Room Display infatti il lavoratore può verificare la disponibilità della sala/aula, prenotarla tramite QR Code o con la funzionalità di instant booking, consultarne le caratteristiche e visualizzare l’agenda del giorno per consultare le informazioni sui meeting pianificati.
Check-in o instant booking direttamente dalla postazione
Con ZWorkspace puoi effettuare il check-in o l’instant booking delle postazioni di lavoro tramite il tuo smartphone – inquadrando il QR Code, avvicinandolo al tag NFC oppure tramite le antenne BLE – o con il Desk Panel - il dispositivo installato su ogni postazione che, grazie ai suoi LED, segnala a colpo d’occhio se la postazione è libera, in attesa di check-in oppure occupata.
Prenota gli Smart Lockers dal tuo smartphone
Pratici, modulari e prenotabili sia dall’App che dal software, gli Smart Lockers sono armadietti intelligenti integrati nativamente con ZWorkspace pensati per ogni esigenza:
- Deposito beni personali
- Ritiro e consegna pacchi
- Distribuzione chiavi, caschi e DPI
- Ricarica dispositivi
- Refrigerazione/freezer
E non finisce qua!
ZWorkspace è integrato anche con i seguenti software Zucchetti:
- le soluzioni Zucchetti di Controllo Accessi e Safety: il dipendente accede all'edificio e alle aree aziendali in base alla prenotazione effettuata, al fine di garantire maggiore sicurezza di persone e beni. Inoltre, una volta effettuato l'accesso dai tornelli, tramite la lettura badge o timbrando la presenza dal terminale si può avviare il check-in automatico dell'asset prenotato.
- le soluzioni HR Zucchetti per la gestione del personale: grazie all‘anagrafica unica qualsiasi evento legato al collaboratore (assenze, trasferte, corsi ecc.) contribuisce a modificare automaticamente lo stato di ogni prenotazione
- le soluzioni Zucchetti per l’Asset Management: il facility manager ha a disposizione una suite completa per la gestione del building e degli spazi, in termini di prenotazione degli spazi stessi, del controllo della salubrità dell’aria, della gestione energetica e manutentiva degli impianti, macchinari, attrezzature in essi presenti
Lo spazio è una variabile importante nel modo di lavorare di oggi e domani. Con ZWorkspace condividi l’ambiente di lavoro in modo sicuro, dinamico e collaborativo e con l'App i collaboratori possono prenotare in piena autonomia, gli spazi lavorativi e le risorse aziendali confermarne l’utilizzo attraverso le funzioni di check in-check-out.
In quest’ottica nasce l'App ZWorkspace, estensione mobile della soluzione ZWorkspace. L'app permette ai collaboratori di prenotare in piena autonomia, gli spazi lavorativi e le risorse aziendali, condividendo così l’ambiente di lavoro in modo sicuro, dinamico e collaborativo.
Scaricala su smartphone per:
- gestire le prenotazioni di sale riunioni, postazioni lavoro, posti auto e altre risorse aziendali
- prenotare servizi annessi e strumenti di supporto (proiettori, lavagne, catering e altri servizi utili)
- confermare l’occupazione della risorsa prenotata attraverso il check-in e check-out.
NOVITÁ! CON L'ASSISTENTE VIRTUALE ZED PER PRENOTARE...BASTA LA VOCE!
Nuova funzione di assistente vocale nell'App ZWorkspace per prenotare scrivanie, sale, parcheggi e risorse aziendali in modo sicuro, dinamico e collaborativo.
Tutte le prenotazioni, sia quelle in corso che quelle future, sono riepilogate nella dashboard dell’app; per ogni risorsa prenotata, è possibile consultare informazioni descrittive e visualizzare la relativa localizzazione sulla planimetria aziendale.