Gestione spazi lavorativi

ZWorkspace, la soluzione per la gestione e prenotazione di spazi e postazioni di lavoro

Un nuovo modo di gestire gli spazi e gli asset aziendali, che risponde alla necessità di applicare modelli organizzativi e tecnologici più dinamici e flessibili orientati ad ottimizzare la gestione di persone e ambienti di lavoro.

È ZWorkspace, la soluzione che supporta le aziende nell’organizzazione degli spazi di lavoro e nella condivisione degli asset aziendali (postazioni di lavoro, sale riunioni e aule, parcheggi, ecc.) semplificandone i processi di prenotazione, assegnazione e monitoraggio.

Una nuova alleanza tra Facility manager, HR e IT manager a cui vengono forniti tutti gli strumenti necessari per:

  • applicare la space strategy e farla evolvere nel tempo grazie a funzionalità pensate appositamente per raggiungere gli obiettivi strategici del business e dell’organizzazione (finanziari e ambientali);
  • accogliere i principi dello smart working e del lavoro ibrido, un cambiamento che va letto anche in chiave culturale e che ha l’obiettivo di assicurare a ciascun lavoratore un ambiente più funzionale alle attività da svolgere, maggiormente collaborativo e produttivo;
  • mettere al centro l’employee experience, in questo la tecnologia è il fattore abilitante perché supporta le organizzazioni nel ridisegnare processi, strumenti e comportamenti per ambienti di lavoro flessibili, agili e più inclusivi

ZWorkspace è una soluzione completa con un'interfaccia grafica intuitiva, una struttura applicativa flessibile e con menù, viste e stampe diversificate per utente (sia per dipendenti che per visitatori).

Ma i vantaggi non finiscono qui:

  • Query e analisi – il software dispone di report e indicatori per monitorare le performance e avviare processi decisionali più veloci
  • Web e mobile – la soluzione è completamente web based, ma è anche disponibile sui dispositivi mobile, con app che permettono le prenotazioni e il check-in/check out
  • Integrazioni – la soluzione si integra funzionalmente con i software e i sistemi Zucchetti HR, di controllo accessi e di Asset Management
  • Smart Working – la soluzione è ideale per le realtà che operano in co-working e per le aziende che gestiscono il personale e gli spazi in logica smart working
  • Sicurezza - ZWorkspace consente di verificare i presenti sul luogo di lavoro, in qualsiasi momento della giornata

DEFINIZIONE E ASSEGNAZIONE DEGLI SPAZI

Puoi definire i differenti tipi di asset e spazi lavorativi (censimento e definizione costi) all’interno dell’azienda, abbinandoli a specifici gruppi di utenti abilitati alla prenotazione e assegnandoli in base a tipologie di attività.

GESTIONE DELLE PRENOTAZIONI
In ogni momento e ovunque tu sia, da desktop o da app mobile, puoi gestire le prenotazioni delle sale, dei desk, ecc, sia come utente supervisore, sia in modalità self service, se sei un collaboratore. È possibile anche la prenotazione dei servizi annessi e degli strumenti a supporto (catering, lavagne, proiettori, ecc.). Le prenotazioni sono visualizzabili e gestibili con funzioni di check-in e check-out.

ANALISI E MONITORAGGIO
KPI, grafici, pivot, mappe geografiche filtrabili per periodo, sedi, con possibilità di effettuare focus più approfonditi per aree/piani, funzioni aziendali, tipologie di asset.
Questi strumenti consentono di generare output di analisi a più livelli:

  • la disponibilità e le capienze consentite (risorse disponibili);
  • i livelli di occupazione e saturazione degli spazi (prenotazioni);
  • i livelli di effettivo utilizzo degli spazi (conferme tramite check-in e check-out);
  • incidenza dei “no show” (mancati check-in e check-out sulle prenotazioni effettuate);
  • incidenza delle disdette; un'analisi dei livelli di picco sulla previsione di utilizzo e sull’utilizzo effettivo;
  • le inefficienze e le risorse mai o meno utilizzate;
  • il trend di occupazione ed utilizzo per giorno della settimana, confronto tra settimane, mesi, ecc.


Verso lo Smart Office con ZWorkspace


Con ZWorkspace puoi trasformare il tuo ufficio in un vero e proprio Smart Office, un luogo di lavoro in cui software e hardware sono combinati per rendere il lavoro più facile ed efficiente, e dove i dati vengono utilizzati per gestire al meglio l'ambiente di lavoro.


Prenota il tuo spazio meeting con la massima semplicità

ZWorkspace è integrato con il Room Display, il dispositivo touch screen installato all’ingresso di sale meeting e aule che ne consente una gestione ottimizzata e interattiva. Tramite il Room Display infatti il lavoratore può verificare la disponibilità della sala/aula, prenotarla tramite QR Code o con la funzionalità di instant booking, consultarne le caratteristiche e visualizzare l’agenda del giorno per consultare le informazioni sui meeting pianificati.


Check-in o instant booking direttamente dalla postazione

Con ZWorkspace puoi effettuare il check-in o l’instant booking delle postazioni di lavoro tramite il tuo smartphone – inquadrando il QR Code, avvicinandolo al tag NFC oppure tramite le antenne BLE – o con il Desk Panel - il dispositivo installato su ogni postazione che, grazie ai suoi LED, segnala a colpo d’occhio se la postazione è libera, in attesa di check-in oppure occupata.


Prenota gli Smart Lockers dal tuo smartphone

Pratici, modulari e prenotabili sia dall’App che dal software, gli Smart Lockers sono armadietti intelligenti integrati nativamente con ZWorkspace pensati per ogni esigenza:

  • Deposito beni personali
  • Ritiro e consegna pacchi
  • Distribuzione chiavi, caschi e DPI
  • Ricarica dispositivi
  • Refrigerazione/freezer 


E non finisce qua!


ZWorkspace
è integrato anche con i seguenti software Zucchetti:

  • le soluzioni Zucchetti di Controllo Accessi e Safety: il dipendente accede all'edificio e alle aree aziendali in base alla prenotazione effettuata, al fine di garantire maggiore sicurezza di persone e beni. Inoltre, una volta effettuato l'accesso dai tornelli, tramite la lettura badge o timbrando la presenza dal terminale si può avviare il check-in automatico dell'asset prenotato.
  • le soluzioni HR Zucchetti per la gestione del personale: grazie all‘anagrafica unica qualsiasi evento legato al collaboratore (assenze, trasferte, corsi ecc.) contribuisce a modificare automaticamente lo stato di ogni prenotazione
  • le soluzioni Zucchetti per l’Asset Management: il facility manager ha a disposizione una suite completa per la gestione del building e degli spazi, in termini di prenotazione degli spazi stessi, del controllo della salubrità dell’aria, della gestione energetica e manutentiva degli impianti, macchinari, attrezzature in essi presenti
Con ZWorkspace e la sua app, gestisci gli spazi lavorativi e prenoti postazioni di lavoro e risorse aziendali anche da mobile!

Lo spazio è una variabile importante nel modo di lavorare di oggi e domani. Con ZWorkspace condividi l’ambiente di lavoro in modo sicuro, dinamico e collaborativo e con l'App i collaboratori possono prenotare in piena autonomia, gli spazi lavorativi e le risorse aziendali confermarne l’utilizzo attraverso le funzioni di check in-check-out.

Il nuovo modo di vivere l’ambiente di lavoro impone, anche per esigenze di salute e sicurezza, una nuova abitudine: l'abbandono della postazione fissa e la condivisione degli spazi lavorativi e delle risorse aziendali. 

In quest’ottica nasce l'App ZWorkspace, estensione mobile della soluzione ZWorkspace. L'app permette ai collaboratori di prenotare in piena autonomia, gli spazi lavorativi e le risorse aziendali, condividendo così l’ambiente di lavoro in modo sicuro, dinamico e collaborativo.

Scaricala su smartphone per:
  • gestire le prenotazioni di sale riunioni, postazioni lavoro, posti auto e altre risorse aziendali
  • prenotare servizi annessi e strumenti di supporto (proiettori, lavagne, catering e altri servizi utili)
  • confermare l’occupazione della risorsa prenotata attraverso il check-in e check-out.
Con l’app il lavoratore potrà prenotare in 3 passaggi (Ricerca – Selezione – Carrello), tutti gli spazi e le risorse aziendali utili alla sua permanenza in azienda e confermarne l’utilizzo attraverso il check in-check-out (tramite l’app, scansionando un QR Code o TAG NFC o automaticamente grazie a sensori IoT).

NOVITÁ! CON L'ASSISTENTE VIRTUALE ZED PER PRENOTARE...BASTA LA VOCE!
Nuova funzione di assistente vocale nell'App ZWorkspace per prenotare scrivanie, sale, parcheggi e risorse aziendali in modo sicuro, dinamico e collaborativo.

Tutte le prenotazioni, sia quelle in corso che quelle future, sono riepilogate nella dashboard dell’app; per ogni risorsa prenotata, è possibile consultare informazioni descrittive e visualizzare la relativa localizzazione sulla planimetria aziendale.