The Space Cinema

Il business di The Space Cinema richiede una gestione delle Risorse Umane flessibile e dinamica, dato l'elevato numero di personale addetto nelle sue oltre 260 sale cinematografiche e la stagionalità del lavoro che comporta incrementi rilevanti nell’organico in determinati periodi dell'anno.

L'esigenza di The Space Cinema era quella di dare più autonomia di gestione alle singole filiali e ai singoli Direttori delle Unità Commerciali, pur mantenendo un controllo centralizzato nella sede amministrativa.

Per questo motivo The Space Cinema chiedeva uno strumento che consentisse ai Direttori di gestire al meglio le proprie risorse e di condividere in tempo reale tale gestione con la Direzione Centrale che è, così, costantemente informata ed aggiornata.

Altra fondamentale esigenza era quella di non doversi preoccupare della infrastruttura dei sistemi, delle performance e della sicurezza dei dati: questo ha portato il cliente ad optare per una soluzione in Outsourcing per la gestione dei sistemi delegando a Terasoft tutta la responsabilità e la manutenzione degli applicativi.

Terasoft, analizzando le esigenze di The Space Cinema, ha elaborato un modello di gestione a 360 gradi che ha permesso di semplificare i processi organizzativi e di ottimizzare il flusso delle informazioni, sfruttando al meglio la flessibilità e la tecnologia web della suite HR Infinity Zucchetti.

Processo di assunzione. Oggi ogni Direttore di Unità Commerciale ha a disposizione via web il Modulo dei Processi aziendali, tramite il quale crea in autonomia una proposta di assunzione. La Direzione del Personale approva tale proposta consentendo all’Unità Commerciale di integrare l’anagrafica con i dati comportamentali (per le Presenze) e alla Direzione del Personale di completare i dati contrattuali (per le Paghe).

In questo modo tutti i reparti interessati prendono parte, sulla base delle proprie competenze, alla creazione nella suite HR Infinity Zucchetti dell'anagrafica unica della nuova risorsa, condivisa dalle applicazioni Presenze, Paghe, Workflow per avere sempre dati aggiornati e coerenti.

Con lo stesso modulo si potranno, inoltre, gestire le variazioni di rapporto di lavoro, cessazioni comprese, sempre attraverso il coinvolgimento dei vari reparti competenti e con la generazione automatica di tutta la documentazione necessaria: lettere di assunzione, di cessazione e i file per le comunicazioni obbligatorie.

Presenze. Ogni Direttore ha anche completa autonomia nella gestione del processo di Rilevazione delle Presenze dei collaboratori del proprio cinema, dalla pianificazione settimanale delle presenze delle risorse fino alla chiusura di tutte le anomalie: ciò consente di contenere i costi del personale già al momento della pianificazione impiegando solo i dipendenti effettivamente necessari per orario di lavoro, garantendo precisione e puntualità nella totalizzazione del mese e, di conseguenza, nella lavorazione dei dati necessari per l'elaborazione degli stipendi.

Il flusso relativo a permessi, periodi feriali, straordinari, ecc. è stato reso più flessibile grazie alla soluzione di Workflow che permette ai collaboratori di inserire i giustificativi in autonomia e inoltrare in automatico via HR Portal la richiesta ai propri responsabili,  in funzione di quanto definito nell'Organigramma aziendale.

Payroll. La tecnologia web ha permesso al cliente di far evolvere il modello stesso della gestione amministrativa, passando da un Outsourcing Paghe, in cui l'elaborazione degli stipendi era gestita da un professionista esterno che utilizzava la propria procedura Paghe, ad un insourcing, in cui The Space Cinema ha a propria completa disposizione l’applicativo Paghe e il professionista si collega via web per lo svolgimento delle attività.

In questo modo i dati del personale, vero patrimonio aziendale, rimangono sempre a disposizione dell’azienda, anche in previsione di un nuovo professionista a cui si richiederà lo stesso servizio.

Al termine del processo di elaborazione mensile degli stipendi ogni Direttore delle Unità Commerciali trova pubblicati in tempo reale sull’HR Portal i cedolini paga, il modello CUD, le richieste di detrazioni d’imposta, ecc. dei collaboratori della propria Unità Commerciale.

Budgeting e Monitoring. La Direzione Risorse Umane (DRU) supervisiona costantemente le performance relative alla gestione del personale grazie alle soluzioni Budget del personale e alla Business Intelligence Zucchetti. Budget del personale consente di monitorare le varie componenti di costo del personale (aumenti contrattuali, scatti, anzianità, passaggi di livello) attingendo, in quanto integrato nella suite HR Infinity, alle informazioni contenute nei vari applicativi e ai diversi elementi previsionali (proiezioni del costo del lavoro, ipotesi di nuove assunzioni, cessazioni, assenze programmate di lunga durata, mobilità interna) inseriti nel sistema direttamente dai Direttori delle varie Unità Commerciali territoriali.

I risultati ottenuti consentono al management di individuare gli eventuali scostamenti rispetto a quanto stimato, di intervenire tempestivamente con le necessarie azioni correttive e di riformulare il budget sulla base dei dati consuntivi.

La DRU può però analizzare qualunque tipo di dato presente nella suite HR Infinity grazie a Infovision Zucchetti e HR Analytics, cruscotti preimpostati di analisi con cui è possibile mettere a confronto, creare grafici e trasformare i dati presenti nel sistema in informazioni preziose per il management aziendale.

Outsourcing dei sistemi. I software Zucchetti utilizzati da The Space Cinema sono ospitati nel TeraCenter (Data Center proprietario di Terasoft), che permette di accedere agli applicativi 24 ore su 24 in tutta sicurezza grazie a backup giornalieri e ad alti standard di protezione sia a livello informatico che a livello di sistemi anti-incendio e vigilanza armata.

Nel TeraCenter sono monitorati anche i 47 terminali presenti nelle varie sedi: il monitoring costante garantisce il medesimo orario su tutti i terminali del territorio nazionale, grazie alla sincronizzazione con server NTP, acquisisce le timbrature in tempo reale e segnala immediatamente agli operatori problematiche sia di tipo tecnico (mancata raggiungibilità del terminale, disconnessioni o malfunzionamento sull'apparato) che funzionale (mancata acquisizione delle timbrature), per assicurare interventi tempestivi di manutenzione, sostituzione e riparazione.

La flessibilità della tecnologia Zucchetti è stata determinante nella scelta della Direzione Risorse Umane di The Space Cinema.

La nostra Azienda è nata dall’unione di due realtà già molto grandi e dinamiche. La costituzione di un’unica azienda proprietaria di una rete di Unità Commerciali (Mulitplex) disposte su tutte il territorio nazionale, ha richiesto lo sviluppo di un modello che fosse capace di coniugare la complessa gestione delle casistiche legate alle presenze di The Space Cinema, con un uso semplice e allo stesso tempo completo ed efficace.

Ogni nostra Unità Commerciale è oggi autonoma nella gestione delle presenze dei dipendenti, ma è anche sottoposta ad un rigido rispetto delle indicazioni della Direzione Risorse Umane nonché di quanto disposto dal CCNL vigente. La piattaforma Zucchetti ci ha quindi garantito la possibilità di ottenere il risultato a cui ambivamo, ovvero una omogeneità nella gestione di tutto il Personale dislocato nelle Unità Commerciali.

La Direzione Risorse Umane di The Space Cinema, sotto la guida del suo Direttore Antonio Cifaldi, è riuscita a portare a compimento il progetto iniziale ed a garantire così a tutti i propri dipendenti il pieno rispetto di uno degli impegni assunti al momento della costituzione della Società, ovvero cedolini paga corretti (il margine di errore è impercettibile e percentualmente insignificante) e consegnati sempre alla scadenza mensile prevista da calendario.

Nell’ambito del completamento del proprio progetto, la Direzione Risorse Umane sta riuscendo a garantire alle Unità Commerciali la possibilità di gestire l’elevatissimo turn over delle Risorse Umane, grazie all’integrazione dei moduli Zucchetti, che consentono ai Direttori dei Multiplex di inserire, variare, cessare le anagrafiche dei dipendenti direttamente sul modulo che alimenta le paghe mensili.

Anche in questo caso, grazie alla tecnologia Zucchetti ed alla corretta collaborazione di Terasoft, la DRU è riuscita a delegare il lavoro, mantenendo il controllo delle attività e le scelte definitive presso di sé.

La scelta di Zucchetti, tramite l’Agenzia Terasoft, ci rende oggi sereni nell’affrontare un percorso di crescita che sta continuando anche nel corrente anno. The Space Cinema è riuscita infatti ad integrare nella propria gestione, singoli o gruppi di Multiplex rilevati da altre aziende, senza che questo abbia mai comportato difficoltà o rallentamenti nella gestione delle attività della DRU.

Un sentito ringraziamento per quello che hanno fatto e che certamente continueranno a fare gli specialisti di Terasoft.