Villa Esperia

L'esigenza del cliente era quella di unificare e semplificare la gestione: come ogni azienda che opera all'interno del settore sanitario, anche Villa Esperia ha una serie di esigenze amministrative e gestionali specifiche che vanno dall’amministrazione dei processi contabili e finanziari, alla rilevazione delle presenze del personale e alla pianificazione dei turni e gestione dei tempi di lavoro del personale medico e infermieristico.

A questo proposito il cliente era alla ricerca di un software gestionale web, che fosse in grado di gestire più sedi e, allo stesso tempo, di gestire i processi interni come amministrazione, contabilità e ciclo attivo, gestione documentale e magazzino. 

Un'altra esigenza era quella di disporre di un software CRM per la gestione di tutte le operazioni interne e la possibilità di avere tutto i dati in un’unica piattaforma, specialmente quelli relativi ai pazienti. 

Ulteriore esigenza era anche quella di avere in un unico software integrato, i dati di Business Intelligence, per poter usufruire in ogni momento di dati e report sempre aggiornati. 

Il progetto, particolarmente articolato, ha visto l’implementazione graduale dei vari software.

Inizialmente è stato implementato il software Ad Hoc Infinity per la parte amministrativa, documentale e per il magazzino. 

A seguire Digital Hub per la gestione del ciclo attivo e passivo (vengono elaborate circa 2500 fatture l’anno). Il ciclo passivo è totalmente integrato in Digital Hub e nel modulo di contabilizzazione assistita mentre il ciclo attivo viene gestito tramite DH Tool, il tool di importazione di Digital Hub delle fatture che vengono emesse tramite il gestionale e inviate direttamente in Digital Hub. Il processo di digitalizzazione è stato completato con l'implementazione delle soluzioni di Firma e Conservazione Digitale. 

Contestualmente è stato introdotto anche il software Infinity DMS per l’archiviazione delle cartelle cliniche e di tutta la documentazione relativa ai pazienti, che necessita di essere conservata e Infinity IAF, il modulo che consente la condivisione dei documenti tra utenti e favorisce la collaborazione tra i differenti reparti, indispensabile specialmente per chi opera in questo contesto.

Per le particolari esigenze di gestione, la complessità della struttura e l’obiettivo di rendere efficiente il processo organizzativo sono stati scelti i software per la Gestione del Personale Zucchetti, in particolare: 

• Presenze e Workflow presenze: per gestire i dati relativi alle presenze e i flussi di comunicazione (giustificativi di assenza, ferie, straordinari, ecc.) tra l’amministrazione e il personale, automatizzati grazie a strumenti di workflow;
• ZScheduling: per l’organizzazione del personale su più turni, con assegnazione ad una determinata attività lavorativa in base alle competenze più idonee.

A seguire è stato implementato il software Infinity CRM, utilizzato in particolare per la gestione dei nominativi ma soprattutto CRM Support per la gestione dei Ticket visualizzabili dai vari reparti per gestire poi il flusso di acquisto, il magazzino e la farmacia interna. Il tutto rientra nella gestione ciclo attivo/passivo, carico scarico magazzino, che si collega direttamente alla gestione documentale e alla fatturazione elettronica.

Da ultimo, ma non meno importante è stato implementato InfoBusiness, per le analisi statistiche, in particolare per mostrare i dati nei CDA aziendali; grazie a Infovision, infatti, i report sono di facile comprensione, più intuitivi e sostituiscono i ‘vecchi’ Excel.

È stata inoltre recentemente introdotta la funzionalità di reportistica sul budget tramite il modulo di contabilizzazione assistita.

Il progetto, molto ambizioso, di digitalizzazione dell’azienda non è ancora del tutto completato: ci sono, infatti, dei progetti in essere che vedranno la conclusione nei prossimi mesi. 

L'opinione del Dott. Samuele Natali - Direttore Operativo 

Ho accettato l’incarico di Direttore Operativo di Casa di Cura Villa Esperia, diventata ora Gruppo Villa Esperia, con l’obiettivo di creare una struttura organizzativa che permettesse la crescita della realtà aziendale sia tramite l’efficientamento dei processi sia tramite acquisizioni. 
Per iniziare questo percorso abbiamo dovuto selezionare partner tecnologici che avessero know how specifico e capacità di adattamento evolutivo.

Abbiamo scelto Zucchetti perché non si è limitata a “venderci un prodotto” (seppur di alta qualità), ma ha condiviso con noi una strategia di sviluppo, una partnership volta alla crescita continua della realtà aziendale che si sviluppa ora su più sedi e su 3 Regioni.
Fondamentale per una gestione centralizzata di più strutture sanitarie è l’analisi costante ed “in tempo reale” dei dati che provengono dalle varie Strutture sanitarie e dei KPI impostati.
Il CRM di Zucchetti offre, da questo punto di vista, enormi potenzialità: Infinity CRM ha semplificato e velocizzato notevolmente la gestione delle Strutture Sanitarie, ma anche la gestione dei Fornitori ed il monitoraggio dei costi suddivisi per ogni Business Unit.
Rilevante anche l’apporto del software per la gestione presenze di Zucchetti che coadiuva il nostro Ufficio Risorse Umane nella gestione di circa 500 tra dipendenti e liberi professionisti.