Autoguidovie

Prima dell’attuazione del progetto i processi HR risentivano degli svantaggi e delle inefficienze derivanti da soluzioni a supporto non integrate o addirittura della mancanza di soluzioni digitali: passaggi manuali che rappresentavano un onere per gli uffici centrali, inefficienza burocratiche, poca trasparenza del dato (perché i dati erano a disposizione di un singolo ufficio e non condivisi).

Inoltre i conducenti erano “tagliati fuori” dai processi aziendali, con ritorni negativi sulla trasparenza, sulla collaborazione, sulla chiarezza del sistema delle aspettative, sulla responsabilizzazione delle persone e sul favorire comportamenti corretti e coerenti con la visione di AUTOGUIDOVIE.

L'azienda era quindi alla ricerca di soluzioni digitali che li supportassero nel:

• colmare la “distanza” tra azienda e personale viaggiante per garantire una comunicazione e una collaborazione costante;
• favorire la diffusione della cultura e dei valori aziendali per applicare concretamente il Bilancio di sostenibilità di AUTOGUIDOVIE;
• realizzare un ecosistema digitale integrato a supporto dei processi di gestione HR dell’azienda;
• realizzare gli obiettivi di business con il contributo del personale;
• favorire la cultura della sicurezza e la compliance dei collaboratori al disciplinare;
• raccogliere dati oggettivi a supporto del business.

AUTOGUIDOVIE ha quindi attuato una politica in grado di mettere al centro le persone: anzitutto i clienti, ai quali offre elevati standard di servizio, e poi gli stessi lavoratori della società, in un’ottica integrata e complessiva dei processi HR:

• selezione;
• onboarding;
• comunicazione interna;
• formazione obbligatoria e continua;
• sorveglianza sanitaria e gestione DPI;
• valutazione;
• gestione documentale;
• amministrazione del personale (presenze, piano ferie, paghe);
• gestione delle anagrafiche del personale.

Il progetto ha portato alla costruzione di un unico sistema integrato per la gestione dei processi HR e in particolare per valorizzare la risorsa più importante dell’azienda e che ne determina la qualità del servizio e il rapporto con il cliente, ossia il personale viaggiante (pari all’85,8% del totale).

AUTOGUIDOVIE ha digitalizzato la gestione in tutte le fasi, dalla selezione all’onboarding, dalla formazione alla valutazione:

• creazione di un career page sul sito aziendale (con video aziendali e materiali in ottica Employer Branding): i candidati possono inserire a sistema i propri dati in maniera strutturata (anche in modalità facilitata grazie a funzioni di intelligenza artificiale come la lettura intelligente del CV) e hanno visibilità di tutto il processo di selezione per una maggiore trasparenza;
• analisi e screening dei candidati per parola chiave con filtri avanzati;
• funzioni di intelligenza artificiale e machine learning per la creazione di short list di candidati;
• condivisione automatica con il neo-assunto della documentazione di onboarding e del piano formativo in funzione del ruolo;
• gestione automatica di scadenzario (fine apprendistato, scadenze mediche e formative, dotazioni, idoneità delle patenti di guida);
• eliminazione di tutti i processi cartacei o prima gestiti via mail e con fogli di calcolo per l’assunzione, il piano formativo, la valutazione, la sorveglianza sanitaria, l’aggiornamento dei dati dei lavoratori (es. IBAN, detrazioni ecc);
• digitalizzazione e storicizzazione dei documenti del personale dalla nascita dell’azienda;
• revisione completa del processo di valutazione con nuovo modello di competenze;
• digitalizzazione dei procedimenti disciplinari.

Per essere sempre in contatto, condividere cultura e valori aziendali e farli sentire parte integrante dell’azienda AUTOGUIDOVIE ha caricato sugli smartphone aziendali già in possesso di tutti i conducenti l'app ZConnect Zucchetti per la pubblicazione di comunicazioni e circolari (con notifiche di presa visione), del calendario turni, del cedolino e dei documenti personali che il lavoratore può consultare in autonomia, così come dei corsi di formazione o delle convocazioni alle visite mediche.

L’ecosistema digitale di AUTOGUIDOVIE integra le nuove funzioni della piattaforma Zucchetti HR con:

• il gestionale interno che comunica a Zucchetti le ore lavorate e i KPI dei diversi conducenti;
• i servizi del medico del lavoro;
• i corsi sulla sicurezza forniti ad AUTOGUIDOVIE da un ente esterno.

Questo ecosistema ha permesso di integrare in un’unica anagrafica tutti i dati prima distribuiti e di difficile lettura con conseguente miglioramento dell’efficienza per i vari dipartimenti aziendali e una migliore visione del business per la proprietà.
La migliore gestione dei dati amministrativi garantisce la fruibilità degli stessi in base ai profili autorizzativi, anche delle aziende a cui AUTOGUIDOVIE esternalizza attività in subappalto.

Risponde Nadia Longoni – Responsabile dell’Organizzazione di AUTOGUIDOVIE

Il progetto “Viaggiamo Insieme” è stato un successo anche grazie alla collaborazione con Zucchetti che per AUTOGUIDOVIE rappresenta un partner strategico fondamentale.

Zucchetti ci ha seguito dalle fasi di analisi, quindi dalla creazione di questo progetto fino alla messa a terra. Sicuramente il Project Leader Zucchetti è stato una guida fondamentale che ci ha aiutato anche a raccogliere le idee e a capire dove volevamo arrivare. Ma tutta la squadra degli esperti Zucchetti ci è stata estremamente utile per la messa a terra di ogni singolo modulo e per creare l’integrazione all’interno del software.

Grazie al progetto "Viaggiamo Insieme" abbiamo calcolato dal punto di vista della selezione un incremento dei CV lavorabili del 300%. Per quanto riguarda invece le procedure è stato percepito uno snellimento del lavoro manuale, automatizzabile, ottenendo così più tempo da sfruttare per attività a valore aggiunto nelle quali l’human touch a tutt’oggi fa la differenza.

Infine, il progetto ha dato i suoi frutti anche dal punto di vista della sostenibilità non solo di tipo ambientale, riducendo burocrazia e uso della carta, ma anche sociale, incoraggiando per esempio la trasparenza e la fruibilità del dato per i membri dell’azienda coinvolti nella selezione e gestione del personale, o offrendo ai lavoratori la possibilità di avere un pacchetto formativo chiaro e visibile.