Conservazione Digitale

La soluzione sicuramente semplice, semplicemente sicura

Conservazione Zucchetti: descrizione


Conservazione Zucchetti è la soluzione che ti permette di eliminare gli archivi cartacei nel pieno rispetto delle disposizioni di legge.

Tramite l’apposizione della firma digitale e della marca temporale, puoi digitalizzare qualsiasi tipo di documento aziendale rilevante ai fini civilistici e fiscali e renderlo immodificabile, non deteriorabile e disponibile nel tempo nella sua autenticità.

Grazie alla completa automatizzazione dei flussi documentali, Conservazione Zucchetti ti consente di semplificare al massimo l’attività di conservazione, operando in tutta sicurezza e ottimizzando i costi. Studiata per rispondere al meglio alle tue esigenze, la soluzione è disponibile in modalità outsourcing per non doverti preoccupare di nulla.

ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE: DIFFERENZE 

L’archiviazione elettronica di documenti è in linea generale il processo che permette di memorizzare su un supporto fisico (PC, DVD, CD, ecc.) un documento informatico e il suo contenuto informativo. 
Non è disciplinata da alcuna normativa e può essere effettuata ad uso interno per motivi organizzativi, per avere accesso ai documenti in modo semplice e razionale.

La conservazione digitale di documenti informatici è disciplinata dal CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) e dai relativi decreti di attuazione. Garantisce integrità, autenticità e leggibilità del documento informatico e preserva nel tempo la sua validità legale. Sostituisce la conservazione su carta anche per i documenti cartacei all’origine; tale processo è successivo all’eventuale archiviazione.  


QUALITA' E SICUREZZA 

 

Firma digitale e marcatura temporale



Zucchetti, da ottobre 2015, è Certificatore Accreditata presso AgID per l'emissione di certificati qualificati di firma digitale.In linea con il nuovo Regolamento eIDAS (Regolamento UE 910/2014), entrato in vigore il 1° luglio 2016, Zucchetti ha ottenuto la certificazione di Qualified Trust Service Provider per i servizi di Firma Digitale e Marcatura Temporale. 
Le firme digitali e le marche temporali Zucchetti godono quindi di pieno valore legale in tutti gli stati dell'Unione Europea.

Conservazione digitale




Zucchetti da ottobre 2015, è Accreditata presso AgID per il servizio di Conservazione digitale. È inoltre conforme ai requisiti di cui all'art. 24 del Reg. UE 910/2014 eIDAS (in vigore dal 1° luglio 2016) avendo conseguito la certificazione di prodotto per il servizio di Conservazione Digitale come da "Lista di Riscontro per le attività di vigilanza e certificazione di conformità v.1 del 14 aprile 2017" elaborata da AgID.



Sistema di Gestione Qualità



Zucchetti ha adottato un Sistema di Gestione Qualità (SGQ) conforme alla norma ISO 9001:2015 finalizzato a rispondere agli obiettivi aziendali di:

  • garantire il miglioramento continuo della soddisfazione delle esigenze dei clienti
  • ottimizzare l'organizzazione delle risorse e le interazioni tra i processi aziendali
  • ridurre il più possibile il verificarsi di situazioni e condizioni di non conformità dei prodotti e/o servizi



Sicurezza delle Informazioni




Zucchetti attribuisce importanza strategica al trattamento sicuro delle informazioni e riconosce la necessità di sviluppare, mantenere, controllare e migliorare in modo costante un Sistema di Gestione della Sicurezza delle Informazioni (SGSI), in conformità alla norma ISO/IEC 27001:2013.


Sistema di gestione dei dati personali

 

 

Zucchetti ha adottato un Sistema di Gestione delle Informazioni Personali conforme alla norma BS 10012:2017 nell’ambito dei processi e attività di fornitura di servizi fiduciari, della conservazione digitale a norma, dei servizi erogati dal Data center e dello sviluppo e commercializzazione software, al fine di garantire la tutela dei dati personali conformemente ai requisiti del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR – General Data Protection Regulation - Reg UE 2016/679) in vigore dal 25 maggio 2018 in tutti i Paesi membri dell’Unione Europea. 

Conservazione Zucchetti: vantaggi

Conservazione Zucchetti, operando in completa conformità con le norme vigenti, consente al proprio cliente di fruire di notevoli vantaggi sia in termini operativi che economici.

Vantaggi dell’incarico in outsourcing

Il cliente che affida a Zucchetti l’incarico per svolgere il ruolo di Responsabile del Servizio di Conservazione, delega lo svolgimento di quasi tutti gli adempimenti che la norma pone in capo al Responsabile della Conservazione, quali:

  • definire le procedure da mettere in atto per conservare digitalmente i diversi documenti aziendali;
  • gestire il processo di conservazione digitale;
  • effettuare il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
  • verificare periodicamente l'integrità degli archivi e la leggibilità degli stessi.
 
Vantaggi operativi ed economici

Sono diversi e tra i principali, si segnalano:

  • la riduzione in modo sensibile del costo di gestione degli archivi cartacei;
  • il venir meno della stampa dei documenti cartacei con conseguente effetti positivi anche sull’ambiente;
  • la rapidità nella ricerca dei documenti;
  • l’ottimizzazione dei processi aziendali;
  • la maggior sicurezza e riservatezza delle informazioni.
 

Conservazione Zucchetti: integrazioni


Per consentirti di estenderne le potenzialità, Conservazione Zucchetti è integrabile con i seguenti software:

INFINITY DMS
Il software di gestione documentale rivolto a chi intende semplificare il processo di archiviazione, condivisione e distribuzione di dati e documenti aziendali, attraverso la completa dematerializzazione dei flussi cartacei.

GESTIONALI
Conservazione Infinity ti consente di conservare in tutta sicurezza qualsiasi tipo di documento a rilevanza fiscale o civilistica prodotto dal tuo gestionale, limitando passaggi inutili e ripetitivi e garantendoti così la massima efficienza operativa. 

PAGHE
La soluzione che permette l’elaborazione semplice ed immediata dei cedolini. Grazie agli evoluti automatismi consente di gestire in automatico tutti gli aspetti contrattuali, previdenziali e fiscali che regolano il rapporto di lavoro.
 
FATTURAZIONE ELETTRONICA
Grazie alla Fatturazione Elettronica puoi emettere puoi emettere fatture elettroniche tra privati (B2B) e con la Pubblica Amministrazione (B2G), come previsto dagli obblighi normativi vigenti. 

Quali sono i Ruoli nel processo di Conservazione Digitale? 
Nel Sistema di conservazione si possono identificare i seguenti ruoli fondamentali:
  • Produttore,
  • Utente,
  • Responsabile della conservazione,
  • Responsabile del Servizio di conservazione

Chi viene identificato come Produttore? 
Il Produttore è la persona fisica o giuridica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento, che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione.

Chi si identifica come Utente?
Si identifica come Utente una persona, ente o sistema che interagisce con i servizi del sistema di conservazione di Zucchetti S.p.a. al fine di fruire delle informazioni di interesse.
Più in generale, gli Utenti costituiscono la comunità di riferimento che interagisce con il Conservatore per avere accesso ai documenti informatici e alle informazioni di interesse nei limiti previsti dalla legge.

Chi si identifica come Responsabile della conservazione?
Il Responsabile della conservazione (RdC) è la persona fisica presente all’interno dell’organizzazione del titolare dei documenti informatici, che definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia, in relazione al modello organizzativo adottato.
Il Responsabile della conservazione, sotto la propria responsabilità, affida a Zucchetti S.p.a., quale prestatore del servizio di conservazione, il servizio di conservazione digitale dei documenti informatici, affidandole attività previste dal relativo Contratto di servizio.

Chi si identifica come Responsabile del servizio di conservazione?
Il Responsabile del servizio di conservazione (RdSC) è la Zucchetti S.p.a. che opera attraverso uno o più persone fisiche formalmente incaricate all’esecuzione dell’insieme delle attività finalizzate alla conservazione dei documenti informatici del Titolare nell’ambito della fornitura del servizio di conservazione ad essa affidato dal Responsabile della conservazione.
Zucchetti, in qualità di Responsabile del servizio di conservazione, si occupa, in outsourcing, di tutto il processo di conservazione, mettendo a disposizione del cliente la propria infrastruttura certificata e un profondo know-how derivante dall’esperienza di figure professionali altamente qualificate.

Che cos'è il Manuale della Conservazione e dove si trova?
L’art. 8 del DPCM 3 dicembre 2013, stabilisce che Tutti i soggetti che effettuano la conservazione digitale di documenti informatici devono predisporre  il “Manuale della conservazione" e prevede anche i contenuti minimi che il Manuale stesso deve avere.
La predisposizione e la tenuta del Manuale sono a carico del “Responsabile della conservazione” (art.7, lett. M, DPCM cit.) che ne cura anche l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti”.
Per agevolare i propri clienti nell’assolvimento di tale compito, Zucchetti ha predisposto un prototipo del manuale di conservazione, tenendo conto delle caratteristiche tecniche e delle modalità del processo curato da Zucchetti.
Nel prototipo vengono descritte anche tutte le fasi tecniche svolte da Zucchetti in quanto incaricato del processo di conservazione.
I Responsabili della conservazione delle aziende, che conferiscono a Zucchetti l’incarico della conservazione dei documenti informatici, possono scaricare il prototipo dal sito della Conservazione e personalizzarlo con i propri dati.

Il Manuale della conservazione predisposto da Zucchetti S.p.A. viene messo a disposizione del Cliente a titolo esemplificativo e la sua adozione non è da considerarsi vincolante.

L'elaborazione del Manuale anche se curata con scrupolosa attenzione, non può comportare specifiche responsabilità per eventuali involontari errori o inesattezze.





Conservazione Zucchetti: funzionalità 


Conservazione Zucchetti è la soluzione di conservazione digitale che consente ad aziende, studi professionali e associazioni di categoria di eliminare gli archivi cartacei, ottemperando a tutti gli obblighi di legge.

Il flusso documentale di Conservazione Zucchetti è completamente automatizzato: semplifica al massimo l'attività di conservazione, minimizzando l'impatto sull'organizzazione dei flussi documentali, nonché la complessità del processo seguito dal cliente, garantendo elevati livelli di sicurezza e la corretta applicazione della normativa vigente.


Non pensarci, Conservazione Zucchetti pensa a tutto!

Zucchetti propone la conservazione digitale in Outsourcing, assumendo il ruolo di Responsabile della Conservazione.

Grazie a questa modalità il cliente può beneficiare dei vantaggi della dematerializzazione senza gli oneri che la normativa comporta, poichè è Zucchetti a farsi carico di:

  • adempimenti prescritti;
  • apposizione di firma digitale e marca temporale;
  • aggiornamento costante sulle regole imposte dalla normativa;
  • controlli (sia logici che fisici) per il rispetto delle regole in materia di conservazione

Affidabilità e durata nel tempo in tutta sicurezza

Zucchetti, principale protagonista italiano nel settore IT, è il partner solido e affidabile che fornisce ai propri clienti un servizio sicuro, semplice e completo, garantendo:

  • sicurezza e tecnologia adeguata;
  • conoscenza normativa;
  • conoscenza dei processi gestionali;
  • conservazione nel lungo periodo

Cosa puoi conservare? 

Tutte le Aziende (private e pubbliche) gestiscono documenti che accompagnano il loro ciclo produttivo. Tutti i documenti che nascono elettronici (o che vengono trasformati in elettronico) devono essere conservati a norma di legge.

I principali documenti da conservare,comuni a tutte le aziende, enti privati e pubblici, associazioni e professionisti sono:

  • fatture attive e passive (tra privati e verso la Pubblica Amministrazione);
  • libro giornale e libro degli inventari;
  • scritture ausiliare di magazzino;
  • registri IVA;
  • dichiarazioni fiscali (Unico, 730, 770);
  • modelli di pagamento (F23 e F24);
  • Libro Unico del Lavoro (LUL);
  • ricevute e scontrini fiscali;
  • libri sociali;
  • documenti di trasporto;
  • documenti di Posta Elettronica Certificata (incluse le ricevute di consegna ed accettazione);
  • contratti;
  • documenti protocollati;
  • documenti sanitari;
  • polizze assicurative;
  • distinte bancarie di cassa.
 
In particolare i servizi di Conservazione digitale a norma sono largamente utilizzati da:

  • Studi Commercialisti, per la gestione contabile amministrativa per i loro Clienti; 
  • Studi professionali, per conservare la corrispondenza e gli atti intercorsi con i loro Clienti;
  • Associazioni di categoria, per fornire servizi centralizzati di conservazione ai loro associati
  • Sanità, per la gestione a norma del fascicolo sanitario;
  • Finance (Banche, Assicurazioni, Fondi di Investimento), la gestione dei documenti elettronici (e relativa conservazione) permette di ottimizzare e remotizzare i processi di sottoscrizione dei contratti di investimento e polizze assicurative, oggi ancora in forma prevalentemente cartacea.