Trasferte e Note Spese

Fai volare il tuo business con il software per la gestione di trasferte e note spese!

I software ZTravel Zucchetti consentono di ottimizzare l'intero processo di gestione delle trasferte e note spese: semplificano i processi di comunicazione, favoriscono la collaborazione, aumentano la produttività di tutti i settori coinvolti, riducono notevolmente i costi di gestione e migliorano l'efficienza dei processi.


Grazie all'approccio "tailor made" basato sull'analisi dei processi è possibile personalizzare l'intero processo di gestione delle trasferte, dalla fase di approvazione e organizzazione della trasferta pre-travel, ai servizi per i trasfertisti on-travel, dalla gestione amministrativa e delle spese post-travel, fino all'analisi dei costi.

I software ZTravel Zucchetti sono la risposta per tutte le tipologie di imprese: dalle gestioni standard delle PMI ai grandi progetti anche internazionali, pensati su misura per le grandi aziende e realtà multinazionali.





Riparti con trasferte sicure!

Con le nuove funzioni di Travel Risk verifichi le destinazioni pericolose, le idoneità del trasfertista e controlli in tempo reale ogni emergenza nel mondo.





ZTravel è disponibile, sia in modalità licenza (installabile presso la sede del cliente o nel Data Center Zucchetti), sia in modalità Software as a Service.


Sei una piccola impresa?
Per le piccole aziende che hanno la necessità di gestire le note spese, Zucchetti ha sviluppato un'offerta dedicata: ZTravel Smart.
Scopri di più!
La struttura modulare del software ZTravel permette di configurare la soluzione in base alle specifiche esigenze dell'azienda e dell'organizzazione di trasferte e note spese.

TRASFERTE
  • flussi approvativi della trasferta;
  • budget di trasferta;
  • richiesta dei servizi di viaggio tramite l'ufficio interno, l'agenzia e i suoi self booking tools;
  • gestione anticipi e resi.

TRAVEL RISK
Automatismi, cruscotti e funzioni mobile per pianificare la trasferta nel rispetto degli aspetti legislativi vigenti e della politica aziendale sui rischi di viaggio e per gestire ogni emergenza durante il viaggio:
  • protocolli e responsabilità;
  • valutazione delle destinazioni in base al rischio;
  • ideoneità del dipendente (vaccinazioni, documenti ecc.);
  • formazione pre-travel e norme comportamentali;
  • track in tempo reale delle trasferte in corso e pianificate;
  • app trasfertista con funzioni di check-in per la verifica della posizione e dello stato di incolumità;
  • collegamento con Farnesina.
TRAVEL MANAGEMENT INTERNAZIONALE
Con i software Travel Zucchetti HR hai tutto quello che ti serve per gestire le trasferte internazionali, infatti si adattano ad ogni country in quanto sono:
  • multi company
  • multi language
  • multi currency
Attivo in più di 40 paesi nel mondo, il software di gestione delle trasferte e note spese, risponde alle peculiarità dei diversi sistemi fiscali o alle singole tipologie di documenti richiesti.
PARTNERSHIP PER PAGAMENTI ELETTRONICI

ZTravel agevola il lavoro di tutte le risorse impiegate nel processo amministrativo grazie all'integrazione con AirPlus Company Account, la soluzione centralizzata per il pagamento, la rendicontazione e l’analisi dei servizi di viaggio dell’azienda.
I dati delle prenotazioni effettuate con le soluzioni di pagamento lodge AirPlus vengono acquisiti nel software, in cui tutte le transazioni sono abbinate alle note spese di ogni singolo dipendente in trasferta ai fini di una completa automazione contabile.
Al termine del processo le spese di trasferta convergono in un’unica rendicontazione indipendente dal canale di acquisto.

L'integrazione di ZTravel con le carte Soldo permette alle aziende di gestire i dipendenti e i centri di costo trasversalmente a tutta l'organizzazione. Grazie alla creazione di portafogli virtuali e di carte MasterCard virtuali o reali, i lavoratori e i vari dipartimenti possono spendere a nome dell'azienda, garantendo un aumento della visibilità di spesa e ottimizzando i processi contabili.

SOFTWARE DI GESTIONE FLOTTE
ZTravel si integra nativamente con ZCarFleet, il software per ottimizzare l'organizzazione e controllare i costi della gestione delle flotte auto aziendali.
In questo modo puoi governare in modo efficiente tutti i processi legati alla mobilità del personale aziendale.



ZUCCHETTI HR: IL VALORE DELL'INTEGRAZIONE
Questo è possibile grazie a Zucchetti HR, l'unica suite di software in tecnologia web, cloud e mobile che permette di integrare tutti i processi di amministrazione, organizzazione, sviluppo e sicurezza di ogni persona in azienda.

Oltre a condividere la stessa base dati, i software Zucchetti HR ti offrono utili funzioni trasversali che favoriscono l'efficienza, la collaborazione e il controllo dei processi come il Portale per il Personale - HR Portal, strumenti per la Gestione documentale e la Firma dei documenti e per l'Analisi del personale.

...E NON FINISCE QUI!
E la forza dei software Zucchetti va oltre.
Perchè Zucchetti HR si collega anche a tutti gli altri sistemi aziendali, dai software gestionali/ERP alla fatturazione, dall'asset management alle soluzioni per le agenzie di viaggio e i tour operatorcome E-Agency Zucchetti.
Soddisfi così tutti gli attori normalmente coinvolti nel processo di business travel (risorse umane, amministrazione, contabilità, agenzie viaggio, fornitori, trasfertisti ecc.).


Il software ti permette di analizzare tutti i dati e i processi con una serie di report Analytics immediati e puntuali.
Risparmi così tempo e prendi decisioni strategiche e operative avendo tutto sotto controllo.

Ecco tutti i report disponibili da subito:


Costi Trasferte in Nota Spese:  Analisi dei costi Trasferte in Nota Spese. Confronto con i costi dell'anno precedente.
Pianificazione Trasferte:  Analisi delle trasferte pianificate nel mese e confronto col mese precedente. Gantt pianificazione trasferte.
Durata Trasferte:  Il template ha lo scopo di fornire una visione d'insieme e di elevato valore conoscitivo delle informazioni utili al Travel Manager, quali caratteristiche dei viaggi di lavoro, andamento delle spese relative e indicatori utili per il governo efficace del business Travel.
Destinazioni Trasferte:  Il Travel Manager può disporre di una serie di informazioni sulle località di prima destinazione di tutte le trasferte effettuate negli ultimi 12 mesi o nell'ultimo anno.
Servizi Viaggio:  Informazioni relative alle richieste di prenotazione viaggi che gli utenti hanno effettuato in rapporto alle richieste preventive di trasferta ed alle trasferte in generale per poter comprendere a fondo le dinamiche dei viaggiatori in relazione ai servizi a disposizione.
Tipologie di Pagamento Spese Traferta:  Il Template di analisi ha lo scopo di mettere a disposizione del controller una serie di informazioni relative ai soggetti che hanno sostenuto l'esborso finanziario iniziale, le modalità di pagamento adottate in relazione alla tipologia di spesa e dalla integrazione tra pagamenti e spese.
Spese di Trasferta:  Il Template di analisi ha lo scopo di fornire un quadro generale di informazioni adatto alla comprensione dell'ammontare dei costi sostenuti dall'azienda per i viaggi e le trasferte aziendali, dando evidenza della loro composizione per Tipo Spesa.

L’App gratuita* che velocizza la compilazione delle note spese!

Con l’App Zucchetti per dispositivi IOS e Android fornisci ai tuoi dipendenti una serie di servizi e funzionalità** 24 ore su 24, ovunque siano, anche in assenza di connessione dati.

Registri le spese di trasferta e tutte le informazioni ad esse associate con la possibilità di allegare la fotografia, effettuata con il dispositivo mobile, del documento (ricevute, fatture, ecc), velocizzando così le fasi di controllo della nota spesa senza attendere la consegna della copia cartacea.

E con la nuova funzione OCR (Optical Character Recognition) inserire una nuova spesa nell’App ZTravel è ancora più veloce!

Basta fare una fotografia dello scontrino
e l’intelligenza artificiale riconosce e compila in automatico i campi (importo, data, valuta, partita IVA ecc.), garantendo un risparmio di tempo e un’esperienza di utilizzo ancora più immediata.

Non ci credi? Guarda il video: App ZTravel e funzione OCR.

Infine la sincronizzazione automatica delle spese inserite su smartphone consente al dipendente di avere parte della Nota Spese compilata, riducendo notevolmente il tempo necessario per  la rendicontazione finale.

Semplifica i processi e velocizza le attività con l’App Mobile*!




*Fatti salvi i costi di connessione previsti dall'operatore telefonico per il traffico dati.
**Servizi disponibili se l’azienda ha attivato il relativo servizio.