Conservazione Digitale

Conservazione Zucchetti assicura la completa conformità alle normative vigenti e permette di fruire di notevoli vantaggi:

Affidabilità

Conservazione Zucchetti ti consente di adempiere alle normative di legge in tutta sicurezza, attraverso lo svolgimento regolare di tutti i processi di conservazione.

Sicurezza

Grazie a Conservazione Zucchetti, i documenti sono preservati nella loro integrità e leggibilità per il periodo previsto dalla norma. La soluzione garantisce la tracciabilità di ogni attività effettuata, garantendo il massimo controllo durante l’intero processo di gestione documentale. Inoltre, l’accesso ai documenti è vincolato alle abilitazioni attivate su ciascun utente, per una maggiore sicurezza e riservatezza delle informazioni.

Flessibilità

La soluzione è integrata con gli altri software Zucchetti, per una massima efficienza per l'Associazione. Inoltre, è possibile scegliere se mantenere al’interno la responsabilità della conservazione dei documenti o se delegare tale responsabilità a Zucchetti in outsourcing, evitando così gli oneri derivanti dal rispetto della normativa.

Ottimizzazione

Oltre ad agevolare e velocizzare la ricerca ed esibizione dei documenti, grazie a Conservazione Zucchetti riduci il costo di gestione degli archivi cartacei e la necessità di stampare i documenti, con conseguenti effetti positivi anche sull’ambiente.

Per consentirti di estenderne le potenzialità, Conservazione Digitale è integrabile con le seguenti soluzioni Zucchetti:

Infinity DMS

Il software di gestione documentale rivolto a chi intende semplificare il processo di archiviazione, condivisione e distribuzione di dati e documenti grazie alla completa dematerializzazione dei flussi cartacei.

Ago Infinity

Conservazione Zucchetti ti permette di conservare in tutta sicurezza qualsiasi tipo di documento a rilevanza fiscale o civilistica prodotto dal gestionale web per le Associazioni Ago Infinity, limitando i passaggi ripetitivi e garantendoti così la massima efficienza operativa.

Software Fatturazione Elettronica

Con i software per la fatturazione elettronica emetti fatture elettroniche tra privati (B2B) e verso la Pubblica Amministrazione (B2G), come previsto dagli obblighi normativi vigenti.

Software Paghe

La soluzione che permette alle Associazioni di Categoria di massimizzare l'efficienza dell'intero processo di elaborazione delle buste paga, riducendo al minimo gli interventi manuali e scongiurando, così, le possibilità di errore.

Quali sono le differenze tra archiviazione e conservazione?

L'archiviazione elettronica di documenti è il processo che permette di memorizzare su un supporto fisico (PC, DVD, CD, ecc.) un documento informatico e il suo contenuto informativo. Non è disciplinata da alcuna normativa e può essere effettuata ad uso interno per motivi organizzativi, al fine di avere accesso ai documenti in modo semplice e razionale.

La conservazione digitale è disciplinata dal CAD (Codice dell'Amministrazione Digitale) e dai relativi decreti di attuazione. Garantisce integrità, autenticità e leggibilità del documento informatico e preserva nel tempo la sua validità legale. Sostituisce la conservazione su carta anche per i documenti cartacei all'origine; tale processo è successivo all'eventuale archiviazione.

Quali sono i ruoli previsti nel processo di Conservazione Digitale?

Il sistema di conservazione prevede i seguenti ruoli fondamentali:

• Produttore;
• Utente;
• Responsabile della Conservazione;
• Responsabile del Servizio di Conservazione.

Chi è il Produttore?

Il Produttore è la persona fisica o giuridica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento, che produce il pacchetto di versamento e ha la responsabilità di trasferirne il contenuto nel sistema di conservazione.

Chi è l'Utente?

Si identifica come Utente una persona, ente o sistema che interagisce con i servizi del sistema di conservazione di Zucchetti al fine di fruire delle informazioni di interesse. Più in generale, gli Utenti costituiscono la comunità di riferimento che interagisce con il Conservatore per accedere ai documenti informatici e alle informazioni di interesse nei limiti previsti dalla legge.

Chi è il Responsabile della Conservazione?

Il Responsabile della Conservazione (RdC) è la persona fisica presente all'interno dell'organizzazione del titolare dei documenti informatici, che definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia, in relazione al modello organizzativo adottato.
Il Responsabile della conservazione, sotto la propria responsabilità, affida a Zucchetti, quale prestatore del servizio di conservazione, il servizio di conservazione digitale dei documenti informatici, affidandole le attività previste dal relativo contratto di servizio.

Chi è il Responsabile del Servizio di Conservazione?

Il Responsabile del Servizio di Conservazione (RdSC) è Zucchetti S.p.A. che opera attraverso uno o più persone fisiche formalmente incaricate all'esecuzione dell'insieme delle attività finalizzate alla conservazione dei documenti informatici del Titolare nell'ambito della fornitura del servizio di conservazione ad essa affidato dal Responsabile della Conservazione.
In qualità di Responsabile del Servizio di Conservazione, Zucchetti si occupa, in outsourcing, di tutto il processo di conservazione, mettendo a disposizione la propria infrastruttura certificata e un profondo know-how derivante dall'esperienza di figure professionali altamente qualificate.

Che cos'è il Manuale della Conservazione?

L'art. 8 del DPCM 3 dicembre 2013 stabilisce che tutti i soggetti che effettuano la conservazione digitale di documenti informatici devono predisporre il "Manuale della conservazione" e prevede anche i contenuti minimi che il Manuale stesso deve avere.
La predisposizione e la tenuta del Manuale sono a carico del "Responsabile della Conservazione" (art.7, lett. M, DPCM cit.), che ne cura anche l'aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.
Per agevolare i propri Clienti nell'assolvimento di tale compito, Zucchetti ha predisposto un prototipo del manuale di conservazione, tenendo conto delle caratteristiche tecniche e delle modalità del processo curato da Zucchetti.
Nel prototipo vengono descritte anche tutte le fasi tecniche svolte da Zucchetti in quanto incaricato del processo di conservazione.

Il Manuale della conservazione predisposto da Zucchetti S.p.A. viene messo a disposizione del Cliente a titolo esemplificativo e la sua adozione non è da considerarsi vincolante.
L'elaborazione del Manuale anche se curata con scrupolosa attenzione, non può comportare specifiche responsabilità per eventuali involontari errori o inesattezze.

Il flusso documentale completamente automatizzato semplifica al massimo l'attività di conservazione, minimizzando l'impatto sull'organizzazione dei flussi documentali, nonché la complessità del processo, garantendo elevati livelli di sicurezza e la corretta applicazione della normativa vigente.

Quali documenti è possibile conservare?

Tutti i documenti che nascono elettronici, o che vengono trasformati in elettronico, devono essere conservati a norma di legge.
Conservazione Zucchetti risponde alle esigenze delle Associazioni di Categoria relative alla gestione contabile-amministrativa degli Associati, così come alla conservazione della corrispondenza e degli atti intercorsi con gli stessi, permettendo di conservare documenti quali:

• fatture attive e passive, tra privati e verso la Pubblica Amministrazione;
• libro giornale e libro degli inventari;
• scritture ausiliarie di magazzino;
• registri IVA;
• dichiarazioni fiscali (Unico, 730, 770);
• modelli di pagamento (F23, F24);
• Libro Unico del Lavoro (LUL);
• ricevute e scontrini fiscali;
• libri sociali;
• documenti di trasporto;
• documenti di Posta Elettronica Certificata, incluse le ricevute di consegna ed accettazione;
• contratti;
• documenti protocollati;
• documenti sanitari;
• polizze assicurative;
• distinte bancarie di cassa.

Dimentica gli oneri derivanti dalla normativa

Scegliendo la modalità in outsourcing, Zucchetti assume il ruolo di Responsabile della Conservazione. In questo modo puoi beneficiare dei vantaggi della dematerializzazione senza gli oneri che la normativa comporta, in quanto Zucchetti si assume la responsabilità di:

• adempimenti prescritti;
• apposizione di firma digitale e marca temporale;
• aggiornamento costante sulle regole previste dalla normativa;
• controlli, sia logici che fisici, per il rispetto delle norme in materia di conservazione.

Garanzia di affidabilità e durata nel tempo

Zucchetti, prima software house italiana, è il partner solido e affidabile che fornisce un servizio sicuro, semplice e completo. Con Zucchetti hai la garanzia di:

• sicurezza e tecnologia adeguata;
• conoscenza normativa;
• conoscenza dei processi gestionali;
• conservazione nel lungo periodo.