Gestione Documentale

Oltre la semplice archiviazione: rendi le informazioni sempre accessibili

Infinity DMS è l'innovativo sistema di gestione documentale pensato per aiutare le Associazioni di Categoria a semplificare la gestione di dati e documenti di diversa natura.

Grazie a Infinity DMS, puoi superare le tradizionali barriere fisiche e rendere disponibili determinate informazioni nel modo e nel luogo desiderati.

La soluzione ti garantisce:

  • la completa dematerializzazione dei flussi documentali;
  • l’organizzazione ottimale dei processi informativi e distributivi;
  • la totale tracciabilità e reperibilità dei documenti;
  • l'accessibilità illimitata dei documenti in totale sicurezza;
  • la riduzione dei costi di gestione.

Infine, la possibilità di utilizzare la soluzione anche tramite Internet / Intranet ne amplia ulteriormente le funzionalità, contribuendo a semplificare ancora di più i processi di classificazione, ricerca, condivisione e distribuzione dei documenti.

Per consentirti di estenderne le potenzialità, Infinity DMS è integrabile con le seguenti soluzioni Zucchetti:

Conservazione Zucchetti

Il software di Conservazione Digitale pensato per eliminare in tutta sicurezza gli archivi cartacei nel pieno rispetto degli obblighi di legge. Con Conservazione Zucchetti puoi trasformare tutti i documenti in formato elettronico, mediante la semplice apposizione della firma digitale e della marca temporale.

Ago Infinity

Il software gestionale in tecnologia web che cambia il tuo modo di lavorare, assicurandoti più produttività nelle attività contabili e fiscali, più tempestività nel comunicare con gli Associati, più efficacia nelle consulenze.

HR Infinity

La suite integrata, completamente web e con un'unica base dati per la gestione globale del personale.

Infinity DMS è la soluzione Zucchetti ideata per semplificare la gestione dei documenti per le Associazioni di Categoria.

Acquisizione via browser

Infinity DMS permette di acquisire file e documenti in qualsiasi formato di dati per singolo documento, così come in maniera massiva tramite etichette autoadesive o codici a barre (tecniche OCR) o anche attraverso funzioni di upload o scansione dei documenti cartacei.

Protocollazione

Ai documenti in ingresso o in uscita viene attribuita una numerazione progressiva; gli stessi possono essere inviati sulla scrivania elettronica di uno o più utenti.

Classificazione

I documenti possono essere classificati in base a classi create direttamente dall'utente, in modo da ottenere un'organizzazione delle informazioni in contenitori a più livelli. Per una maggiore sicurezza, Infinity DMS consente di definire le abilitazioni  all'accesso ai documenti. Inoltre, è possibile collegare due o più documenti, rendendo visibile la relazione tra gli stessi, quando le informazioni contenute sono tra loro connesse.

Ricerca avanzata

Le funzionalità avanzate di ricerca consentono di effettuare ricerche dei documenti archiviati per:

  • contenitore logico (cartella) di appartenenza;
  • attributi e metadati, descrizione, classi documentali, parole-chiave, autore, ecc.;
  • relazioni con altre entità applicative (clienti, fornitori, prodotti, ecc.);
  • contenuto.

Conversione in formato PDF

Infinity DMS permette di convertire i file in formato PDF, con la possibiità consultare qualsiasi tipo di documento nei formati più comuni (come MS Office e OpenOffice).

Versioni e revisioni

I documenti sono reperibili ad ogni stadio di evoluzione, ogni modifica effettuata nel tempo dai vari soggetti è tracciata.

Funzione di Check-In / Check-Out

Gestione di accessi simultanei al medesimo documento da parte di più utenti.

Condivisione

I documenti vengono archiviati all'interno di cartelle condivise profilate.

Distribuzione

I documenti in lavorazione possono essere distribuiti sia a utenti interni, sia a utenti esterni, mediante:

  • scrivania elettronica dell'utente;
  • notifiche automatiche via e-mail o SMS;
  • liste automatiche di distribuzione;
  • protocollazione e contestuale distribuzione del documento ricevuto.