Trasferte e Note Spese

Fai volare il tuo business con il software per la gestione di trasferte e note spese!

I software ZTravel Zucchetti consentono di ottimizzare l'intero processo di gestione delle trasferte e note spese: semplificano i processi di comunicazione, favoriscono la collaborazione, aumentano la produttività di tutti i settori coinvolti, riducono notevolmente i costi di gestione e migliorano l'efficienza dei processi.

Grazie all'approccio "tailor made" basato sull'analisi dei processi è possibile personalizzare l'intero processo di gestione delle trasferte, dalla fase di approvazione e organizzazione della trasferta pre-travel, ai servizi per i trasfertisti on-travel, dalla gestione amministrativa e delle spese post-travel, fino all'analisi dei costi.

I software ZTravel Zucchetti sono la risposta per tutte le tipologie di imprese: dalle gestioni standard delle PMI ai grandi progetti anche internazionali, pensati su misura per le grandi aziende e realtà multinazionali.





La struttura modulare del software ZTravel permette di configurare la soluzione in base alle specifiche esigenze dell'azienda e dell'organizzazione di trasferte e note spese.

TRASFERTE

  • flussi approvativi della trasferta;
  • budget di trasferta;
  • richiesta dei servizi di viaggio tramite l'ufficio interno, l'agenzia e i suoi self booking tools;
  • gestione anticipi e resi.


TRAVEL RISK

Automatismi, cruscotti e funzioni mobile per pianificare la trasferta nel rispetto degli aspetti legislativi vigenti e della politica aziendale sui rischi di viaggio e per gestire ogni emergenza durante il viaggio:

  • protocolli e responsabilità;
  • valutazione delle destinazioni in base al rischio;
  • ideoneità del dipendente (vaccinazioni, documenti ecc.);
  • formazione pre-travel e norme comportamentali;
  • track in tempo reale delle trasferte in corso e pianificate;
  • collegamento con Farnesina.


NOTE SPESE

  • compilazione semplificata della nota spese;
  • invio e approvazione delle spese di trasferta secondo la Travel Policy aziendale;
  • predisposizione distinta rimborsi;
  • liquidazione automatica dei rimborsi nel cedolino del dipendente o tramite bonifico;
  • generazione documenti riepilogativi ai fini del recupero IVA.


CONSERVAZIONE DIGITALE
Registrazione e conservazione digitale delle copie dei giustificativi cartacei per garantire un processo sicuro, green e completamente paperless delle note spese.

PAGAMENTI ELETTRONICI
Acquisizione automatica dei flussi di pagamento da carta di credito, Telepass, fuel card, estratti conto di agenzia e fornitori.

FATTURAZIONE ELETTRONICA
Riconciliazione automatica dei flussi di fatturazione elettronica per le spese di trasferta per un controllo puntuale dei costi e la corretta associazione tra spesa, dipendente e fattura elettronica.

TRAVEL MANAGEMENT INTERNAZIONALE
Con i software Travel Zucchetti HR hai tutto quello che ti serve per gestire le trasferte internazionali, infatti si adattano ad ogni country in quanto sono:

  • multi company
  • multi language
  • multi currency

Attivo in più di 40 paesi nel mondo, il software di gestione delle trasferte e note spese, risponde alle peculiarità dei diversi sistemi fiscali o alle singole tipologie di documenti richiesti.

PARTNERSHIP:

  • Pagamenti elettronici
    Soldo
    Airplus International
    Nexi
    Altre carte lodge e walking come BTA American Express, Mastercard, Visa, Deutsche Bank, carte bancarie, ecc.
  • Travel Risk e gestione sicurezza in trasferta
    Sicuritalia
  • Recupero IVA trasferte estere
    VAT4U


SOFTWARE DI GESTIONE FLOTTE

ZTravel si integra nativamente con ZCarFleet e ZGreenFleet, il software per ottimizzare l'organizzazione e controllare i costi della gestione delle flotte aziendali.
In questo modo puoi governare in modo efficiente tutti i processi legati alla mobilità del personale aziendale.


ZUCCHETTI HR: IL VALORE DELL'INTEGRAZIONE
Questo grazie a Zucchetti HR, l'offerta di software in tecnologia web, cloud e mobile che permette di integrare tutti i processi di amministrazione, organizzazione, sviluppo e sicurezza di ogni persona in azienda.

Oltre a condividere la stessa base dati, i software Zucchetti HR ti offrono utili funzioni trasversali che favoriscono l'efficienza, la collaborazione e il controllo dei processi come il Portale per il Personale - HR Portal, strumenti per la Gestione documentale e la Firma dei documenti e per l'Analisi del personale.

Entra nella Human Revolution, esplora Zucchetti HR!

...E NON FINISCE QUI!
E la forza dei software Zucchetti va oltre.
Perchè Zucchetti HR si collega anche a tutti gli altri sistemi aziendali, dai software gestionali/ERP alla fatturazione, dall'asset management alle soluzioni per le agenzie di viaggio e i tour operator come E-Agency Zucchetti.
Soddisfi così tutti gli attori normalmente coinvolti nel processo di business travel (risorse umane, amministrazione, contabilità, agenzie viaggio, fornitori, trasfertisti ecc.).
Scopri di più!


Integrazione di valore con i sistemi di pagamento elettronico più diffusi.


Vuoi esternalizzare il processo di controllo delle Note Spese?

Aumenta l'efficienza, riduci gli errori e le attività a basso valore aggiunto.
Con il servizio di outsourcing del controllo delle note spese unisci i vantaggi del software ZTravel alle competenze di Zucchetti e dei suoi Service Partner specializzati, con la garanzia di una supporto puntuale per la gestione delle note spese del tuo personale.

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Il software ti permette di analizzare tutti i dati e i processi con una serie di report Analytics immediati e puntuali.
Risparmi così tempo e prendi decisioni strategiche e operative avendo tutto sotto controllo.

Ecco tutti i report disponibili da subito:


Costi Trasferte in Nota Spese:  Analisi dei costi Trasferte in Nota Spese. Confronto con i costi dell'anno precedente.
Pianificazione Trasferte:  Analisi delle trasferte pianificate nel mese e confronto col mese precedente. Gantt pianificazione trasferte.
Durata Trasferte:  Il template ha lo scopo di fornire una visione d'insieme e di elevato valore conoscitivo delle informazioni utili al Travel Manager, quali caratteristiche dei viaggi di lavoro, andamento delle spese relative e indicatori utili per il governo efficace del business Travel.
Destinazioni Trasferte:  Il Travel Manager può disporre di una serie di informazioni sulle località di prima destinazione di tutte le trasferte effettuate negli ultimi 12 mesi o nell'ultimo anno.
Servizi Viaggio:  Informazioni relative alle richieste di prenotazione viaggi che gli utenti hanno effettuato in rapporto alle richieste preventive di trasferta ed alle trasferte in generale per poter comprendere a fondo le dinamiche dei viaggiatori in relazione ai servizi a disposizione.
Tipologie di Pagamento Spese Traferta:  Il Template di analisi ha lo scopo di mettere a disposizione del controller una serie di informazioni relative ai soggetti che hanno sostenuto l'esborso finanziario iniziale, le modalità di pagamento adottate in relazione alla tipologia di spesa e dalla integrazione tra pagamenti e spese.
Spese di Trasferta:  Il Template di analisi ha lo scopo di fornire un quadro generale di informazioni adatto alla comprensione dell'ammontare dei costi sostenuti dall'azienda per i viaggi e le trasferte aziendali, dando evidenza della loro composizione per Tipo Spesa.


L’APP CHE VELOCIZZA LA COMPILAZIONE DELLE NOTE SPESE!

Con l’App Zucchetti per dispositivi iOS e Android fornisci ai tuoi dipendenti una serie di servizi e funzionalità 24 ore su 24, ovunque siano, anche in assenza di connessione dati.

Registri le spese di trasferta e tutte le informazioni ad esse associate con la possibilità di allegare la fotografia, effettuata con il dispositivo mobile, del documento (ricevute, fatture, ecc), velocizzando così le fasi di controllo della nota spesa senza attendere la consegna della copia cartacea.

E la sincronizzazione automatica delle spese inserite su smartphone consente al dipendente di avere parte della Nota Spese compilata, riducendo notevolmente il tempo necessario per la rendicontazione finale.


NOTE SPESE? BASTA UNA FOTO!

Con la nuova funzione OCR (Optical Character Recognition) inserire una nuova spesa nell’App ZTravel è ancora più veloce: basta fare una fotografia dello scontrino e l’intelligenza artificiale riconosce e compila in automatico i campi (importo, data, valuta, partita IVA ecc.), garantendo un risparmio di tempo e un’esperienza di utilizzo ancora più immediata.

Non ci credi? Guarda il video: App ZTravel e funzione OCR.