Evoluzione verso l'integrazione: progetto ERP per un ente gestore di collegi universitari di merito
Ad Hoc Infinity si è distinta non solo per l’ampiezza funzionale e per l’architettura complessiva del sistema ERP, ma anche per la solidità e la credibilità di Zucchetti
Andrea FabbriDirettore generale - collegio universitario di torino renato einaudi
Il Collegio Einaudi è una fondazione privata, senza fini di lucro, che gestisce Collegi di Merito riconosciuti e accreditati dal MUR.
Nata nel 1935, offre ogni anno ad oltre 900 studenti e studentesse universitari non solo residenze di alto livello, ma anche una vita di comunità ricca e stimolante e un percorso di formazione personalizzata (grazie al contributo di esperti e al confronto su temi di attualità).
La sfida
Passaggio alla contabilità economico-patrimoniale.
Digitalizzazione e integrazione dei flussi amministrativi.
Superamento di applicativi separati e report manuali.
I risultati
Contabilità, acquisti, budgeting e controllo in un unico ERP .
Workflow approvativi e flussi finanziari digitalizzati.
Dati e documenti condivisi , tracciabili e accessibili.
Esigenze
Il processo di cambiamento è stato innescato da un’esigenza apparentemente «solo» operativa: abbandonare la contabilità pubblicistica per adottare quella economico-patrimoniale.
Tuttavia, la Fondazione ha colto l’occasione non solo per risolvere criticità derivanti dalla continua crescita del numero di studenti e del conseguente volume delle operations, ma anche per sofisticare significativamente il proprio sistema di work flow management e di gestione dei controlli interni, gettando le basi – anche attraverso specifiche interfacce con sistemi di terze parti – per una progressiva centralizzazione ed unificazione del dato aziendale.
Progetto realizzato
Inizialmente, il progetto si è posto pochi ma chiari obiettivi strategici: 1) digitalizzare e integrare tutti i processi amministrativi, dematerializzandoli al 100%, 2) avviare la centralizzazione delle informazioni in un unico sistema gestionale, 3) potenziare il ciclo passivo con workflow semplici e intuitivi, 4) automatizzare la gestione dei flussi finanziari apportati dal ciclo attivo, integrandola con sistemi di terze parti, 5) implementare un sistema di budgeting per centri di responsabilità, 6) superare la reportistica manuale con strumenti digitali standard e avanzati, 7) dismettere applicazioni gestionali «periferiche» e ormai datate, integrandone le funzionalità all’interno della suite Ad Hoc Infinity.
La scelta è ricaduta su Ad Hoc Infinity, piattaforma ERP capace di rispondere alle esigenze di flessibilità e integrazione del Cliente. Gli elementi-chiave di tale soluzione sono risultati essere i seguenti: 1) ERP Integrato, con un unico sistema per gestire contabilità civilistica, acquisti e budgeting, controllo di gestione e reportistica avanzata; 2) GUI intuitiva e strutturata per ambito applicativo; 3) workflow strutturati con implementazione di processi digitali e iter approvativi per la gestione acquisti; 4) controllo dei costi per centro di responsabilità e commessa, 5) standardizzazione dei processi accompagnata da uniformazione e centralizzazione dei dati/contenuti; 6) velocità e livello di disponibilità della soluzione in cloud; 7) possibilità di agevole interfacciamento con applicazioni di terze parti (c.d. «Portale studenti»), per una maggior automazione del ciclo attivo (contabilizzazione di incassi rette e depositi cauzionali).
Il progetto ha perseguito l’obiettivo di sfruttare ulteriori moduli (e relative funzionalità) messe a disposizione dalla suite Ad Hoc Infinity: pertanto la Fondazione ha successivamente A) condiviso e centralizzato porzioni importanti del file system aziendale, facendolo convergere sul DMS e mediante l’adozione di classi documentali opportunamente soggette a profilazione (coerentemente con l’organizzazione interna), B) migrato su AHI la gestione della protocollazione documentale, in precedenza appannaggio di una soluzione software dedicata.
Perchè Zucchetti
Risponde Andrea Fabbri - Direttore Generale Collegio Universitario di Torino Renato Einaudi. "La scelta di Zucchetti è arrivata al termine di un percorso strutturato di software selection, che la Fondazione ha condotto in modo dedicato facendosi supportare da consulenti specializzati. Non si è trattato, quindi, di una scelta estemporanea, ma dell’esito di un’analisi comparativa orientata a individuare una soluzione capace di accompagnare l’evoluzione organizzativa e amministrativa del Collegio Einaudi.
In questo percorso, Ad Hoc Infinity si è distinta non solo per l’ampiezza funzionale e per l’architettura complessiva del sistema ERP, ma anche per la solidità e la credibilità di Zucchetti: una software house storica, strutturata e riconosciuta nel mercato, in grado di offrire continuità, capacità di sviluppo e affidabilità nel tempo.
Un elemento non secondario è stato, inoltre, la flessibilità della soluzione. AHI ha consentito alla Fondazione di implementare un sistema coerente con il proprio modello organizzativo, che per la contabilità e i processi amministrativi si fonda su un approccio orientato al co-sourcing, valorizzando l’apporto di consulenti esterni senza rinunciare al presidio interno dei processi, alla tracciabilità delle attività e alla progressiva centralizzazione delle informazioni."
