Gestione spazi lavorativi

ZWorkspace, la soluzione per la gestione e prenotazione di spazi e postazioni di lavoro




 ZWorkspace è la soluzione Zucchetti che risponde alla sempre maggiore esigenza delle aziende di gestire in modo smart la gestione e prenotazione degli spazi lavorativi.

Con ZWorkspace puoi prenotare desk, postazioni di lavoro, scrivanie, aule, sale riunioni, ma anche parcheggi in modo semplice e intuitivo, rispondendo alle logiche organizzative, tecnologiche e di gestione del personale della tua azienda.

ZWorskpace è un completo sistema software e hardware, con funzioni specifiche per il Facility Manager, l’Ufficio Logistica o che ha in gestione gli spazi, ma anche per l’Ufficio HR e l’RSPP aziendale, oltre a permettere direttamente ai collaboratori di gestire le prenotazioni in modalità self-service.

ZWorkspace è una soluzione FUNZIONALMENTE COMPLETA che consente, con riferimento sia a dipendenti che visitatori, di verificare la disponibilità degli spazi lavorativi aziendali e quindi di prenotarli in modo semplice, grazie a UN’INTERFACCIA GRAFICA molto intuitiva e a una STRUTTURA applicativa molto FLESSIBILE, con menù, viste e stampe diversificate per utente.

Ma i vantaggi non finiscono qui:

  • QUERY e ANALISI – il software dispone di report e indicatori per monitorare le performance e avviare processi decisionali più veloci
  • WEB e MOBILE – la soluzione è completamente web based, ma è anche disponibile sui dispositivi mobile, con app che permettono le prenotazioni e il check-in/check out
  • INTEGRAZIONI – la soluzione si integra funzionalmente con i software e i sistemi Zucchetti di Gestione del personale, di controllo accessi e di Asset Management
  • SMART WORKING – la soluzione è ideale per le realtà che operano in co-working e per le aziende che gestiscono il personale e gli spazi in logica smart working
  • SICUREZZA - ZWorkspace risponde alle attuali esigenze legate all’emergenza sanitaria, permettendo di evitare gli assembramenti di persone all’interno dei locali aziendali
  • DEFINIZIONE E ASSEGNAZIONE DEGLI SPAZI: se sei un facility manager, un responsabile HR o un RSPP, puoi definire i differenti tipi di asset e spazi lavorativi (censimento e definizione costi) all’interno dell’azienda, abbinandoli a specifici gruppi di utenti abilitati alla prenotazione e assegnandoli in base a tipologie di attività
  • GESTIONE DELLE PRENOTAZIONI: in ogni momento e ovunque tu sia, anche grazie all’app mobile, puoi gestire le prenotazioni delle sale, dei desk, ecc, sia come utente supervisore, sia in modalità self service, se sei un collaboratore. È possibile anche la prenotazione dei servizi annessi e degli strumenti a supporto (catering, materiale vario). Le prenotazioni sono visualizzabili e gestibili con funzioni di check-in e check-out, tramite calendario, QR Code e Tag NFC, oppure tramite antenne BLE posizionate nelle postazioni di lavoro.
  • MONITORAGGIO: appositi monitor posizionati negli spazi aziendali permettono ai collaboratori di verificare se una sala o una postazione sono liberi o occupati, oltre a rappresentare un valido supporto per dare indicazioni e orientare le persone all’interno dell’edificio.

ZWorkspace è integrato con:

  • le soluzioni Zucchetti di Controllo Accessi e Safety, in modo da sapere quante persone sono all’interno di uno spazio lavorativo – anche per evitare assembramenti e mantenere il distanziamento sociale dei dipendenti secondo gli attuali protocolli sanitari – e in modo da poter gestire le persone presenti in un determinato spazio in caso di emergenza
  • le soluzioni HR Zucchetti per la gestione del personale: grazie all‘anagrafica unica qualsiasi evento legato al collaboratore (assenze, trasferte, corsi ecc.) contribuisce a modificare automaticamente lo stato di ogni prenotazione
  • le soluzioni Zucchetti per l’Asset Management: il facility manager ha a disposizione una suite completa per la gestione del building e degli spazi, in termini di prenotazione degli spazi stessi, del controllo della salubrità dell’aria, della gestione energetica e manutentiva degli impianti, macchinari, attrezzature in essi presenti
Con ZWorkspace e la sua app, gestisci gli spazi lavorativi e prenoti postazioni di lavoro e risorse aziendali anche da mobile!

Lo spazio è una variabile importante nel modo di lavorare di oggi e domani. Con ZWorkspace condividi l’ambiente di lavoro in modo sicuro, dinamico e collaborativo e con l'App i collaboratori possono prenotare in piena autonomia, gli spazi lavorativi e le risorse aziendali confermarne l’utilizzo attraverso le funzioni di check in-check-out.

Il nuovo modo di vivere l’ambiente di lavoro impone, anche per esigenze di salute e sicurezza, una nuova abitudine: l'abbandono della postazione fissa e la condivisione degli spazi lavorativi e delle risorse aziendali. 

In quest’ottica nasce l'App ZWorkspace, estensione mobile della soluzione ZWorkspace. L'app permette ai collaboratori di prenotare in piena autonomia, gli spazi lavorativi e le risorse aziendali, condividendo così l’ambiente di lavoro in modo sicuro, dinamico e collaborativo.

Scaricala su smartphone per:
  • gestire le prenotazioni di sale riunioni, postazioni lavoro, posti auto e altre risorse aziendali
  • prenotare servizi annessi e strumenti di supporto (proiettori, lavagne, catering e altri servizi utili)
  • confermare l’occupazione della risorsa prenotata attraverso il check-in e check-out.
Con l’app il lavoratore potrà prenotare in 3 passaggi (Ricerca – Selezione – Carrello), tutti gli spazi e le risorse aziendali utili alla sua permanenza in azienda e confermarne l’utilizzo attraverso il check in-check-out (tramite l’app, scansionando un QR Code o TAG NFC o automaticamente grazie a sensori IoT).

Tutte le prenotazioni, sia quelle in corso che quelle future, sono riepilogate nella dashboard dell’app; per ogni risorsa prenotata, è possibile consultare informazioni descrittive e visualizzare la relativa localizzazione sulla planimetria aziendale.