SNAI

Una delle principali esigenze di SNAI era quella di poter gestire e comunicare con tutti i dipendenti, razionalizzando e governando il complesso flusso di richieste, autorizzazione e documenti che, a partire dal dipendente, coinvolgono i vari attori aziendali (responsabili, Direzione e Ufficio Amministrazione del Personale) relativamente ai giustificativi di assenza, richieste ferie, note spese e trasferte.

Infatti, il processo prevedeva la comunicazione di queste informazioni tramite moduli cartacei, e-mail o telefono. Ciò generava un intenso flusso di dati verso gli addetti all'amministrazione del personale che dovevano poi inserirli manualmente nei rispettivi software gestionali con un'enorme perdita di tempo e il relativo rischio di errori.

Da qui l'esigenza di SNAI di ristrutturare questo complesso processo semplificando e snellendo la gestione dell'Amministrazione del Personale per renderla più agile ed efficiente.

L'esigenza di SNAI è stata soddisfatta con l'implementazione del sistema web Zucchetti per la gestione delle presenze. Tutti i dati di presenza dei dipendenti sono pubblicati nel portale ERM delle risorse umane e ciascun dipendente, attraverso i servizi di workflow, può visualizzare il proprio cartellino mensile e giustificare le eventuali anomalie (es. mancate timbrature) secondo un processo estremamente semplice e standardizzato che permette di scegliere tra le causali proposte dal sistema. Le richieste inserite, se approvate dai responsabili, sono acquisite automaticamente dal software presenze.

Con il modulo Workflow Piano Ferie è stato automatizzato anche l'intero processo di richiesta e autorizzazione delle ferie, tramite cui il dipendente visualizza le ferie già pianificate dal proprio gruppo di lavoro e inserisce le proprie richieste. In questo caso, le anomalie di assenza vengono automaticamente giustificate dal sistema senza la necessità di ulteriori comunicazioni o interventi manuali.

I servizi di workflow vengono utilizzati anche per la gestione delle note spese e trasferte attraverso uno specifico modulo con cui SNAI gestisce questa tipologia di comunicazione e i relativi documenti. Le spese inserite dai dipendenti vengono associate in automatico alle corrette causali predisponendo così le informazioni ai fini contabili. In questo modo, la soluzione è in grado di garantire la corretta contabilizzazione delle indennità e dei rimborsi spese recependo la normativa aziendale.

Grazie ai sistemi di workflow Zucchetti, SNAI ha eliminato il ricorso a moduli cartacei e snellito il carico di lavoro dell'ufficio amministrazione del personale che può così dedicarsi ad attività a maggior valore aggiunto, mantenendo però il controllo del processo supervisionando tutte le richieste attive e il loro stato.

Il sistema permette quindi a SNAI di gestire con estrema efficienza e sicurezza i dati di presenza dei dipendenti per poi inviarli allo studio esterno che si occupa dell'elaborazione delle paghe.

Il progetto si è concluso con l'implementazione di alcuni cruscotti di Business Intelligence applicati alle risorse umane per permettere all'Ufficio del Personale di disporre di un avanzato strumento di analisi multidimensionali dei dati per un costante monitoraggio dei principali fenomeni relativi al personale (tassi di assenteismo, incidenza straordinari, ecc.).

Risponde il Dott. Massimo Scapecchi - Responsabile Area Risorse Umane SNAI S.p.A.

"La scelta Zucchetti è stata originata dalla necessità di cambiare non solo il precedente sistema di gestione delle presenze, gestito con un prodotto non più all'altezza delle esigenze aziendali, ma anche il relativo fornitore che non aveva dato prova di sufficiente attenzione al soddisfacimento delle esigenze stesse e alla qualità della relazione cliente-fornitore che - ne sono fermamente convito - deve essere caratterizzata da un concreto rapporto di partnership.

Nella ricerca di un nuovo sistema e di un nuovo fornitore abbiamo pertanto privilegiato non solo la validità intrinseca del prodotto, ma anche la capacità di ascolto del fornitore che, fin dai primi contatti, ha dimostrato la massima disponibilità a soddisfare le esigenze manifestate, anche attraverso opportune modifiche e personalizzazioni.

L'implementazione del sistema è così avvenuta con piena soddisfazione della nostra azienda ed anche del personale operativo che ha potuto testare la bontà del nuovo prodotto e la fattiva collaborazione del personale commerciale e tecnico di Zucchetti."